Adjoint·e en Gestion Administartive et Financière H/F - Aix Marseille Université

Sur le Campus Etoile au sein de l'INSPE, la personne recruté exercera ses missions à 50 % au Pôle Ressources et Moyens (PRM) et à 50 % au Pôle Recherche, Développement et Coopérations Internationales en Éducation (PRDCIE)

Le poste assure un service pour l'ensemble des communautés de l'Inspé : personnels BIATSS, enseignants, enseignants-chercheurs et étudiants.

Relations fonctionnelles régulières avec la Direction des Affaires Financières (DAF), l'Agence comptable, la Direction de la Commande Publique (DCP) et la Direction des Relations Internationales (DRI).Activités Principales :

· Assurer la gestion administrative et financière (dépenses et recettes) dans SIFAC.

· Apporter un appui technique, un rôle de conseil et d'expertise auprès des personnels de l'Inspé.

· Assurer le suivi administratif et financier de la Structure Fédérative de Recherche SFERE-Provence et de ses projets.

Gestion financière et comptable :

· Réception et traitement des demandes d'achats des pôles et sites de l'Inspé.

· Saisie et suivi des engagements, services faits, commandes d'achat et de vente, factures de vente (budgets recherche, pédagogiques et bâtimentaires).

· Suivi et exécution des recettes.

· Établissement de devis, suivi des commandes, réception des livraisons et relances fournisseurs.

· Suivi financier des centres financiers du périmètre (restes à livrer, restes à facturer).

· Traitement des régularisations comptables en lien avec l'agence comptable (workflows, soldes de commandes).

· Création et mise à jour des fournisseurs et agents dans SIFAC.

· Veille réglementaire et diffusion des informations relatives aux procédures comptables.

Missions et déplacements :

· Réception, contrôle et validation des ordres de mission (transport, hébergement) via NOTILUS.

· Accompagnement des usagers dans leurs démarches.

· Traitement des autorisations d'absences à l'étranger.

· Participation à la continuité de service en cas d'absence des autres gestionnaires.

Mobilités et relations internationales :

· Suivi administratif des mobilités étudiantes entrantes et sortantes.

· Mise à jour des données des étudiants en mobilité.

· Participation à l'organisation des sessions d'information dédiées.

SFERE-Provence et activités de recherche :

· Instruction et suivi des dossiers de gestion courante de la SFERE-Provence.

· Relance des interlocuteurs internes et externes.

· Organisation des instances : Conseils de Fédération, Conseils Scientifiques,

Conseils Scientifiques restreints :

· Veille et diffusion des appels à projets, appels à communications et appels à contributions en recherche en éducation.

· Organisation logistique des événements scientifiques (réservation de salles, commandes de prestations, coordination des déplacements des intervenants).

Diffusion des informations relatives aux événements

Connaissances et savoirs :

· Connaissance de l'environnement universitaire.

· Maîtrise des techniques de communication écrite et orale.

· Capacité à élaborer des documents administratifs et financiers clairs et fiables.

· Techniques d'accueil téléphonique et physique.

· Anglais : niveau élémentaire à intermédiaire (A1-A2).

· Maîtriser les outils bureautiques courants.

· Appliquer les règles et procédures financières avec rigueur.

· Accueillir les usagers, recueillir et transmettre les informations.

· Enregistrer, classer et suivre les documents administratifs.

· Travailler en équipe et en interaction avec de multiples interlocuteurs.

· Rendre compte de son activité et alerter en cas de difficulté.

· Sens aigu de l'organisation et gestion des priorités.

· Réactivité et capacité d'adaptation.

· Qualités relationnelles et sens du service.

. Respect strict de la confidentialité.

. Rigueur, fiabilité et autonomie dans le travail