Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F - Sas Provencale de Peinture

Notre société s'est spécialisée dans l'application de peinture intérieur, la pose de faux plafonds, la pose de plaques de plâtre comme le doublage et la cloison, la façade et le revêtement de sols. Elle intervient sur tout le territoire de la région PACA.
Rejoindre notre société, c'est intégrer une équipe à taille humaine, dynamique et engagée. Nous accordons une grande importance à la collaboration, à la bonne ambiance de travail et au professionnalisme. En tant qu'assistante administrative, voNotre entreprise, PROVENCALE DE PEINTURE, est une entreprise familiale en SAS créée en 1987. Elle est implantée sur Miramas.

Missions
Liste non exhaustive de vos tâches :
- Accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients, fournisseurs et autres interlocuteurs externes.
- Gestion du courrier : réception, tri,..
- Rédaction et mise en forme / Gestion des litiges chantiers avec avocat de courriers, comptes rendus, rapports, notes internes.
- Gestion des fournitures de bureau : commandes, suivi des stocks.
- Tenue et mise à jour des bases de données et des tableaux de suivi (EPI, pointages, stock dépôt.).
- Réalisation de candidatures aux appels d'offres (AO) en lien avec le service travaux ou la direction. Comprenant l'organisation des classeurs suite à l'attribution du marché
- Assistance aux conducteurs de travaux : gestion de demandes administratives courantes, devis divers.
- Organisation de rendez-vous + Mise à jour des listings intervention avec les Offices HLM, collectivités ou autres partenaires.
- Élaboration des devis, contrats de sous-traitance, préparation et envoi des pièces après validation.
- Suivi des mises à jour des documents administratifs ST (Urssaf assurance etc..)
- Rédaction de notes de service à la demande de la direction.
- Suivi des entretiens des véhicules de service et tenue du planning de maintenance.
- Suivi social : demande de la direction pour renseignements administratifs / Congés salariés (pour MAJ Eurecia en collaboration avec l'assistante de direction)
- Commandes Fournisseurs
- Gestion administrative des documents sous-traitants
- Diverses tâches de secrétariat et diverses mises à jours listing clients (tableur excel)

Profil
Pour ce poste polyvalent au sein de la Provençale de Peinture, nous recherchons un(e) professionnel(le) de l'administration, idéalement issu(e) du secteur du bâtiment, reconnu(e) pour sa rigueur et son excellent sens relationnel. Véritable bras droit opérationnel, vous maîtrisez parfaitement la rédaction de courriers officiels et la gestion administrative liée aux litiges de chantiers ou aux contrats de sous-traitance. Votre expertise technique vous permet de piloter avec précision des dossiers d'appels d'offres et d'assurer le suivi rigoureux de tableaux de bord complexes sur Excel, qu'il s'agisse de stocks, de pointages ou de maintenance de flotte automobile. À l'aise dans l'accueil des partenaires publics et privés, vous faites preuve d'une grande autonomie pour coordonner les imprévus quotidiens tout en garantissant la mise à jour des données sociales et administratives de l'entreprise.

Pour postuler, merci de transmettre votre candidature et lettre de motivation à l'adresse suivante : ****@****.** , à l'attention de M.LAMY - Directeur

Experience: 3 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Travaux de peinture et vitrerie

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.