Gestionnaire Budgétaire et Secrétaire des Services Techniques - Magny le Hongre H/F - Communes

Suivi budgétaire et secrétariat des services techniques

ACTIVITÉS PRINCIPALES :
Suivi du budget de fonctionnement et investissement
- Veiller aux crédits disponibles et aux demandes de transfert de crédits via la comptabilité
- Edition et gestion des bons de commande
- Suivi financier des factures diverses et des factures des marchés publics
- Suivi des recettes selon les conventions et les contrats
Secrétariat
- Saisie informatique et mise en forme de courriers, convocations, notes, rapports, comptes rendus, mails, tableaux, etc...
- Envoi et réception de documents liés au service technique
- Appels téléphoniques du service, prise de RV, analyse du caractère d'urgence d'une demande
- Recherche des éléments de réponse ou transfert des demandes aux agents des services techniques concernés
- Travail en binôme avec la 2ème personne du service administratif, avec échange d'informations sur les dossiers en cours.
- Suivi des demandes d'occupation du domaine public
- Gestion des dossiers sinistres, transmission et suivis avec les différentes assurances
- Planification du planning des prestations de ménage courantes en fonction des occupations des salles
- Suivi et planification des prestations sur l'entretien informatique en lien avec l'entreprise
- Interlocuteur privilégié avec le prestataire
- Planification des missions

Mission du service de Développement Durable et gestion des dossiers :
- Suivi des dossiers des Jardins Familiaux, renouvellement annuel des parcelles, gestion des commissions d'attribution et organisation portes ouvertes
- Suivi des opérations « Nettoyons la nature, World Clean Up Day »
- Gestion de la semaine de la ressourcerie éphémère

ACTIVITÉS SECONDAIRES :
- Doit assurer en cas d'absence de la 2nde personne administrative ses missions et la gestion des assurances
- Conception et mise en page structurelle pour les projets divers (rapports photos, constats de voirie, plans, maquettes, etc...)
- Demandes d'autorisation d'installation de grue
- Grilles d'études des Marchés
- Arrêtés de voirie
- Photocopie des documents, classement de document et archivage
- Tenir à jour le planning relatif aux congés des agents du service
- Préparation des commissions travaux avec la direction des services techniques
- Préparation des dossiers pour les commissions de sécurité ERP
- Gestion des produits d'entretien et commande avec le service scolaire

- Diplôme d'études professionnelles option secrétariat et notions de comptabilité
- Connaissance en secrétariat et en informatique : dactylographie, bonne connaissance du français, connaissance de logiciels de bureautique.

- Travail soigné
- Maîtrise de l'outil informatique/bureautique
- Sens de l'organisation, bonne gestion (traiter plusieurs demandes en même temps ou de passer rapidement d'un dossier à l'autre)
- Esprit d'équipe
- Initiative et autonomie dans son travail
- Adaptabilité relationnelle, être courtoise, souriante (notamment lors des conversations téléphoniques en toute circonstance)
- Disponibilité, adaptabilité
- Avoir une bonne mémoire, une bonne élocution