Coordinateur des Secrétariats Médicaux H/F - Centre Hospitalier Châteauroux-Le Blanc

Missions du service

Les missions ci-dessous correspondent au périmètre d'intervention des secrétariats médicaux encadrés par le (la) coordinateur(trice).

· Accueillir et informer les patients, les familles et les correspondants médicaux, en présentiel ou par téléphone

· Assurer la gestion administrative des dossiers patients : création, mise à jour, classement et archivage

· Saisir et mettre en forme les comptes rendus médicaux, courriers, certificats et autres documents cliniques

· Planifier les rendez-vous, consultations, examens ou interventions, en lien avec les équipes médicales et paramédicales

· Coordonner la transmission des informations entre les différents services de soins, le plateau technique et les structures externes

· Gérer la facturation et la codification des actes en lien avec le service administratif et le PMSI

· Veiller au respect des règles de confidentialité, de traçabilité et des procédures institutionnelles

· Contribuer à l'amélioration continue de l'organisation du secrétariat et à la qualité de la prise en charge des patientsLE POSTE
Statut : Titulaire, CDI, CDD

Grade : Adjoint des cadres hospitaliers ou Attaché d'administration hospitalière Catégorie : A ou B

Organisation du travail:

- Poste à temps plein

- Horaires : 7h30/jour - 35h. 25 CA et 13 RTT

- Repos fixe

- Organisation du temps de travail : cycle forfaitaire en fonction de l'organisation du service.

Lieu de travail : Châteauroux Déplacements liés à la fonction : oui þ non q

Suppléance (le cas échéant) :

Position dans la structure - Relations hiérarchiques

Rattachement au (à la) directeur(trice) des ressources humaines non médicales et des relations sociales.

Encadre hiérarchiquement les secrétaires médicaux(ales).

Position dans la structure - Relations fonctionnelles

· Médecins pour l'évaluation des besoins et le recueil des attentes

· Directions fonctionnelles pour la gestion des ressources humaines et matérielles

· Bureau des admissions, Direction des systèmes d'information, Département d'information médicale pour le traitement des données médico-administratives

· Archivistes

PROFIL RECHERCHÉ
-Savoir-faire

· Analyser et optimiser un / des processus

· Arbitrer et/ou décider entre différentes propositions, dans un environnement donné

· Concevoir et mettre en oeuvre des changements organisationnels

· Concevoir, piloter et évaluer un projet / un processus relevant de son domaine de compétence

· Fixer des objectifs, mesurer les résultats et évaluer les performances collectives et/ou individuelles

· Identifier et analyser les évolutions et leurs impacts sur les activités, les systèmes relatifs à son domaine de compétence

· Piloter, animer / communiquer, motiver une ou plusieurs équipes

· Planifier, organiser, répartir la charge de travail et allouer les ressources pour sa réalisation

· Traduire les orientations, plans d'actions et moyens de réalisation en activités quotidiennes

-Savoir-être

· Rigueur et sens de l'organisation dans la gestion des priorités et des procédures

· Discrétion professionnelle et respect absolu de la confidentialité des informations médicales

· Esprit d'équipe et capacité à fédérer autour d'objectifs communs

· Sens de la communication et aptitude à dialoguer avec des interlocuteurs variés (médecins, soignants, administratifs, usagers)

· Leadership bienveillant et capacité à motiver, accompagner et recadrer les agents

· Réactivité et adaptabilité face aux imprévus et aux évolutions du service

· Capacité d'analyse et de recul pour anticiper les besoins et résoudre les situations complexes

· Diplomatie et maîtrise de soi dans la gestion des tensions ou des situations sensibles

· Esprit d'initiative et force de proposition dans l'amélioration continue des pratiques

Conditions d'accès au poste

Diplôme requis de niveau 6 (Licence) ou 7 (Master) dans les domaines de la gestion, des ressources humaines ou de l'administration publique.

Formation / expérience professionnelle exigée en management de services hospitaliers.

Très bonne connaissance requise du fonctionnement des secrétariats médicaux.