Secrétaire Technique H/F - Formation et Métier

Notre dispositif tente de répondre aux besoins de jeunes en situation de handicap résidant sur le territoire Sud-est de Marseille et sa périphérie (Aubagne, la Penne sur Huveaune). Il cherche à favoriser une continuité de prise en charge dans le parcours des jeunes âgés de 3 à 20 ans avec déficience intellectuelle, troubles associés et TSA ou TFC, jusqu'à leur orientation vers le secteur adulte. Ils sont accompagnés selon différentes modalités : en accueil de jour IME, en hébergement partiel (210 jours) ou complet (365 jours) ou dans l'environnement du jeune (à domicile/école) par un SESSAD composé de 2 équipes (TFC et TSA).Le/la secrétaire technique de l'IME occupe un poste transversal combinant des missions administratives, techniques et opérationnelles, en lien étroit avec l'équipe pluridisciplinaire et les jeunes accompagnés.

- Missions de secrétariat et d'accueil
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers, familles, partenaires et intervenants extérieurs
- Gérer le standard téléphonique et orienter les appels
- Traiter les courriels entrants et sortants, rédiger des réponses adaptées
- Assurer la gestion administrative courante (courriers, classement, archivage, mise à jour des dossiers)
- Participer à l'organisation logistique de la structure (réunions, convocations, diffusion d'informations)

- Missions techniques et numériques
- Réaliser des travaux de traitement de texte (courriers, comptes rendus, documents institutionnels) à l'aide de Word
- Créer, mettre à jour et suivre des tableaux de suivi des usagers et de l'activité de l'IME via Excel
- Concevoir et actualiser des supports de communication interne et externe (présentations, affiches, documents visuels) à l'aide de PowerPoint, Canva et/ou Photoshop
- Contribuer à l'harmonisation et à la qualité des supports écrits et visuels de l'établissement
- Participer à l'amélioration des outils de suivi et des procédures internes

- Missions opérationnelles et relationnelles
- Être en lien avec les jeunes accompagnés par l'IME dans le respect du cadre institutionnel
- Participer au suivi des jeunes en collaboration avec les professionnels éducatifs et thérapeutiques
- Apporter un encadrement de premier niveau lors de situations du quotidien, dans son champ de compétences
- Favoriser une communication bienveillante et adaptée auprès des jeunes et des familles
- Contribuer au bon fonctionnement de la vie institutionnelle et au respect du projet d'établissement

- Formation en secrétariat, assistanat administratif ou équivalent
- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
- Compétences en outils de création de supports de communication (Canva, Photoshop appréciés)
- Aisance rédactionnelle et relationnelle
- Sens de l'organisation, rigueur et respect de la confidentialité
- Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire et à s'adapter
- Intérêt pour le secteur médico-social et l'accompagnement des jeunes en IME
- Posture professionnelle bienveillante permettant un encadrement de premier niveau