Agent Administratif - Relation Usagers H/F - Ass Maison du Quartier Grieu

Au sein de la structure, l'agent administratif en relation usagers assure des missions administratives et organisationnelles. Selon l'organisation du travail, il/elle participe à l'accueil du public et contribue au bon fonctionnement des activités de la structure.

Le poste est placé sous la responsabilité de l'assistante de direction - comptable et de l'assistante de direction - RH, sous la supervision de la direction.

Missions principales :
Participation au projet de structure
- Respecter et contribuer à la mise en oeuvre du projet de la structure

Coordination et organisation des activités
- S'informer et communiquer sur l'organisation générale de l'activité (réunions, attribution des
salles)
- Se tenir informé (é) des activités, actions et manifestations exceptionnelles
- Participer à l'organisation et au bon déroulement des évènements
- Retranscrire des courriers et dossiers
- Assurer les inscriptions aux différentes activités et leur suivi
- Transmettre les informations, demandes, mails et courriers aux personnes concernées
- Gérer les impayés en lien avec les responsables d'activité

Gestion administrative
- Gérer les mises en paiement (chèques vacances, aide à l'accueil de loisirs.)
- Effectuer des déclarations administratives
- Assurer le traitement du courrier postal et électronique
- Préparer, par délégation, des éléments comptables
- Tenir la comptabilité de la caisse « accueil »
- Classer et archiver des documents

Accueil et relation usagers
- Garantir l'organisation de l'accueil du public
- Être disponible, à l'écoute des usagers
- Accompagner et orienter le public selon son besoin

Gestion administrative du personnel (par délégation)
- Saisir les retards, les absences et les arrêts du personnel dans les outils de suivi
- Retranscrire les fiches horaires
- Classer les documents du personnel
- Participer à la préparation des éléments de paie (chèques, mise sous enveloppe ou envoi par
mail)

Travail en équipe
- Remplir ses fiches horaires consciencieusement et les transmettre à la direction toutes les
semaines

Profil recherché :
- Niveau Bac minimum
- Expérience administrative appréciée
- Sens de l'organisation et rigueur
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Bon relationnel et sens de l'accueil
- Capacité à travailler en équipe
- Maitrise des outils bureautiques souhaitée

Cette offre s'inscrit dans le cadre d'une formation avant embauche appelée POEI (Préparation Opérationnelle à l'Emploi Individuelle) en tutorat financé par France Travail d'une durée de 2 mois. Pour cela, votre inscription chez France Travail est nécessaire.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Sens de l'organisation, Rigueur, Travail en équipe

Qualification: Manoeuvre

Secteur d'activité: Gestion de salles de spectacles