Assistant Projets H/F - STE INFRA-SPE

Dans un monde en évolution permanente, VINCI Energies accélère la transition environnementale en concrétisant deux mutations majeures, numérique et énergétique. Ses équipes déploient des technologies et des solutions multitechniques sur mesure, de la conception à la réalisation, l'exploitation et la maintenance. Ancrées dans leurs territoires, agiles et innovantes, ses plus 2 100 entreprises sont au coeur des choix énergétiques de leurs clients, de leurs infrastructures et de leurs process pour les rendre chaque jour plus fiables, plus efficients et plus durables. VINCI Energies vise une performance globale, attentive à la planète, utile aux hommes et solidaire des populations.Situé à Vitrolles, la société Axians Rail (CA : 30M€, 172 collaborateurs), du Pôle VINCI Energies Renewables & Mobility, accompagnent les gestionnaires d'infrastructures ferroviaires dans le développement de leurs systèmes de signalisation, leurs réseaux de télécommunications et leurs équipements en gares.
Intégré au groupe VINCI Energies, notre organisation décentralisée valorise l'autonomie, la créativité et l'innovation dans la diversité des missions confiées à chaque collaborateur·rice.
Votre mission ?
Rattaché(e) au responsable d'Affaires, vous serez notamment en charge de :
Gérer l'administratif des affaires (ouverture, création du dossier informatique et du classeur d'affaire, fermeture, archivage...)
Gérer administratif des sous-traitants (contrats, suivi qualitatif,...)
Assembler, préparer et envoyer les réponses aux appels d'offres (dossiers avant-projets, DOE)
Réaliser les achats relatifs aux affaires (achats, locations, fournitures, prestation...)
Saisir les factures dans l'outil de gestion, tenir compte des échéances de traitement des factures
Assurer le relais téléphonique des collaborateurs rattachés à l'activité
Mettre en forme le reporting client
Envoyer et suivre les échanges des différents livrables
Rédiger et envoyer les différents courriers
Surveiller la conformité du déroulement administratif d'une affaire par rapport aux règles de fonctionnement de l'Entreprise, et informer l'encadrement si dysfonctionnement
Assurer l'assistanat du Responsable d'Affaires et de l'équipe d'encadrement pour son activité
Chercher à améliorer continuellement la partie administrative des affaires (organisation, optimisation des méthodes de réalisation...)

Cette liste n'est pas exhaustive et d'autres missions, en lien avec votre poste, pourront être proposées.
VINCI Énergies s'engage à promouvoir l'égalité des chances. Tous nos postes sont accessibles aux personnes en situation de handicap.

Votre profil
Idéalement titulaire d'un diplôme Bac +2 (BTS Comptabilité gestion) en Comptabilité, Assistant de Manager ou équivalent., vous avez une expérience réussie de 5 ans sur un poste similaire dans le milieu BTP, TP. Vous aimez les défis et connaissez les logiciels du Pack Office et les outils de travail innovants et collaboratifs (ERP, Office 365, One drive etc.) sur le bout des doigts !
Relationnel(le), rigoureux(se) et organisé(e) pour cogérer l'agenda ainsi que les priorités, ouvert(e) aux échanges, vous savez instaurer un climat de confiance et travailler avec précision
Vous aimez proposer des solutions innovantes et travailler en équipe
Vous êtes à l'aise avec les bases de données et les outils d'analyse