Gestionnaire de Scolarité H/F - Aix Marseille Université

La Faculté de droit et de science politique d'Aix-Marseille Université accueille chaque année environ 10 000 étudiants sur ses trois sites : Aix-en-Provence (8000), Marseille (1800) et Arles (220).

Organisée autour de services centraux d'appui, d'Instituts facultaires et d'unités de recherche, elle propose une offre de formation riche et diversifiée dans un environnement de travail favorisant l'apprentissage, la transmission et la production de connaissances.

Le service de la formation est composé d'environ une trentaine d'agents sur les 3 sites, il est en charge de l'accompagnement des étudiants tout au long de leur cursus. Le bureau des candidatures est composé de 3 agents et d'une responsable.Sous la responsabilité de la responsable du bureau, la mission consiste à assurer des actes administratifs et de gestion courante, en recueillant, traitant et facilitant la circulation de l'information, tout en informant et en orientant les interlocuteurs.trices dans leurs démarches.

L'activité s'inscrit au coeur des campagnes de candidatures, avec la préparation et le suivi des dossiers déposés sur les différentes plateformes nationales et institutionnelles. Le poste contribue à la vérification de la complétude des dossiers, au respect et à la mise en oeuvre des calendriers, ainsi qu'au soutien au paramétrage des outils et à la mise à jour des données à travers des tableaux de bord de suivi. Il participe également au traitement des demandes de recours et à la diffusion d'informations de premier niveau auprès des publics internes et externes.

En contact direct avec le public, ce rôle assure un accueil de qualité, que ce soit en présentiel, par téléphone ou par courriel, et prend part aux actions de communication à destination de la population étudiante, notamment lors d'événements tels que les journées portes ouvertes ou les salons d'information. Par son appui transversal à l'ensemble des activités du bureau et par la gestion rigoureuse de l'archivage, ce poste contribue à la fiabilité des procédures et à la qualité du service rendu, dans un contexte rythmé par des périodes de forte activité nécessitant disponibilité et réactivité.

Rejoignez-nous si vous souhaitez vous investir dans un environnement universitaire et contribuer activement à la qualité du service rendu. Vous disposez de connaissances ou d'un réel intérêt pour le fonctionnement des universités et maîtrisez les techniques de secrétariat, de l'accueil physique et téléphonique ainsi que les outils bureautiques courants. À l'aise avec les plateformes de gestion de la scolarité, vous savez traiter les messages, accueillir le public, organiser et suivre les documents administratifs, rédiger des courriers clairs et rendre compte avec fiabilité. La rigueur, le sens du service public et la maîtrise de soi se traduisent par une attitude courtoise, une capacité à travailler en équipe avec autonomie, ainsi qu'une disponibilité constante dans le respect de la confidentialité.