Assistant Administratif H/F - Ad Pep 50

L'ASSOCIATION
Les PEP (Pupilles de l'Enseignement Public) agissent pour une société inclusive. Les PEP de la Manche mènent, dans le respect de leurs valeurs fondatrices qui sont l'égalité, la citoyenneté, la solidarité et la laïcité, des actions dans plusieurs domaines : le médico-social, le socio-éducatif (public de mineurs non accompagnés), l'éducation et les loisirs (classes de découverte et colonies de vacances).
L'association départementale des PEP de la Manche emploie environ 300 salariés (incluant des périodes de forte activité saisonnière) répartis en 17 établissements ou services situés principalement dans la Manche.

Dans le cadre d'une tutelle d'État ou d'une ordonnance de placement provisoire, et dans le respect d'une démarche éthique et déontologique, l'assistante administrative assure le suivi administratif et budgétaire des dispositifs et des jeunes : gestion des factures, des paiements, des cartes bleues, des assurances, en appui à l'équipe éducative. Elle respecte les procédures internes et le cadre réglementaire.

LES MISSIONS SPECIFIQUES

1. Gestion des factures et des fournisseurs
- Transmission des factures à la GED après validation de la direction
- Suivi des factures en lien avec le service comptable
- Classement et archivage numérique ou papier

2. Gestion des achats, des cartes bleues et des lutins
- Élaboration et transmission des demandes d'achats (avec devis) à la direction
- Retrait de liquidités pour les achats destinés aux jeunes
- Mise à jour mensuelle du tableau des cartes bleues à destination de la comptabilité
- Suivi de la caisse (entrées/sorties), vérification et transmission mensuelle
- Contrôle mensuel des lutins (classeurs individuels) avec la cheffe de service

3. Gestion des loyers et des frais annexes
- Téléchargement des appels de loyers, factures EDF, eau, etc., et intégration dans la GED
- Classement et suivi des charges liées aux logements des jeunes

4. Gestion des assurances
- Rédaction et transmission des déclarations de sinistre
- Suivi des dossiers en lien avec la cheffe de service et les assureurs

SPECIFICITES LIES AU POSTE

- Déplacements à prévoir
- Travail en lien étroit avec la direction et l'équipe éducative
- Participation à la continuité de service
- Travail administratif pouvant impliquer la manipulation d'espèces ou de documents confidentiels

Savoir-faire

- Maîtrise des outils bureautiques et de gestion documentaire (GED)
- Notions de comptabilité de base
- Capacité à suivre des procédures administratives strictes
- Compétences en communication écrite et orale
- Travail en équipe pluridisciplinaire

Savoir- Être
- Organisation, rigueur et autonomie
- Capacité d'adaptation aux situations variées
- Posture professionnelle en lien avec la mission éducative
- Sens des responsabilités, discrétion et devoir de réserve
- Bonnes qualités relationnelles
- Force de proposition et esprit d'initiative

Experience: 1 An(s)

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Hébergement touristique et autre hébergement de courte durée

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).