Assistant·e Administratif·ve H/F - Secretariat General Commun Departemental

Présentation de l'environnement professionnel :
La DDPP de la Loire est un service de l'État en département, placé sous l'autorité du préfet. Ses domaines d'intervention sont : la santé publique vétérinaire, la sécurité et la loyauté des produits et services, ainsi que la prévention des risques.
La DDPP de la Loire emploie 105 agents répartis sur 7 sites (siège, 5 abattoirs de boucherie, 1 abattoir de volailles).
Le poste à pourvoir est situé au siège de la DDPP, dont l'adresse est 10 rue Claudius Buard à Saint-Étienne.
L'agent recruté intervient en remplacement d'un agent absent. La durée initiale du contrat est susceptible d'être prolongée.

Objectif du poste :
L'agent.e recruté.e apportera une assistance administrative aux services "sécurité sanitaire des aliments" (SSA) et "santé et protection animales" (SPA).

Description des missions :
1/ Réaliser des tâches de secrétariat pour le service SSA, et notamment :
- vérifier la mise en forme des documents mis à la signature de la hiérarchie ;
- gérer les envois des courriers du service ;
- assurer le classement, le référencement, l'archivage et la distribution des courriers entrants et sortants (supports papier et électroniques) du service ;
- assurer en suppléance la gestion de la boîte mail du service ;
- gérer le matériel de travail des agents du service (et notamment des agents travaillant dans les abattoirs) : répertorier les besoins, répondre aux demandes des agents, tenir un inventaire, préparer la commande du matériel pour transmission au service comptable, distribuer le matériel ;
- gérer les aspects logistiques nécessaires à l'activité (déplacements, fournitures, réservations, etc.).

2/En cas de prolongation du contrat au-delà de sa durée initiale, les activités évolueront vers un secrétariat partagé entre les services SSA et SPA.

Champ relationnel du poste :
L'agent est placé sous l'autorité directe de la (ou des) cheffe(s) de service.
Il a pour interlocuteurs les agents de la DDPP, des interlocuteurs d'autres administrations, les usagers.

Compétences liées au poste :
Savoirs : maîtrise des outils informatiques
Savoir-faire : savoir travailler en équipe, capacité d'adaptation, sens de l'organisation, réactivité et discrétion professionnelle.

Experience: Débutant accepté

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.