Assistante ou Assistant de la Sous-Préfète H/F - Service Public

Groupe RIFSEEP: 2
Vos activités principales:
Véritable assistant de direction, le ou la titulaire du poste à la charge:
- de la gestion de l'agenda (réunions, rendez-vous, visites....), des communications téléphoniques de la sous-préfète, de l'organisation des réunions,
-de la rédaction de courriers et courriels pour les sous-préfètes (réponses aux sollicitations et invitations),
- de la préparation des dossiers de la sous-préfète en collaboration avec les services concernés pour les réunions, visites et entretiens,
- des fournitures (gestion de stock et commandes),
- du suivi du budget de la sous-préfecture (résidence et locaux administratifs) par CHORUS-FORMULAIRES et Cartes d'achat, de l'enregistrement des commandes et factures,
- de la mise à jour des annuaires et listes diverses,
- de l'accueil des rendez-vous de la sous-préfète
- du suivi des dossiers de la commission de coordination des actions de prévention des expulsions (11 commissions par an) et de l'application EXPLOC,
- des applications Maarch (courrier réservé) en appui du Secrétaire Général, CHORUS-DT (frais de déplacements).
- de la suppléance de l'accueil de la sous-préfecture (pendant les congés de l'agent en charge de l'accueil),

Votre environnement professionnel:
Activités du service
Le secrétariat du Sous-préfet est chargé de l'organisation matérielle de son activité,
Composition et effectifs du service
La secrétaire générale;
3 agents chargés de l'ingénierie territoriale (conseils aux collectivités, suivi des entreprises, de l'emploi et de l'économie, dotations de l'État, mission départementale: France Services, CRTE, PVD);
1 agent chargé de l'administration générale, de la prévention et de la gestion des crises et de l'accueil;
1 agent assistante du Sous-préfet;

1 agent assurant le poste du pôle technique / chauffeur
2 chargés de projets villages d'avenir (site: Préfecture)

Liaisons hiérarchiques
La sous-préfète,
La secrétaire générale de la sous-préfecture,
Liaisons fonctionnelles
Préfecture (notamment secrétaires du corps préfectoral, cabinet, SGCD - RH)
Services de l'État (FSI, DDT, DREAL, STAP (ABF), DDETSPP, ARS)
Élus - communes - EPCI

Connaissances techniques
Avoir des compétences juridiques
niveau initié à acquérir

Avoir des compétences en informatique - bureautique
niveau maîtrise requis

Connaître l'environnement professionnel
niveau maîtrise requis

Savoir-faire
Avoir l'esprit de synthèse
niveau maîtrise requis

Avoir l'esprit de synthèse
niveau pratique requis

Savoir gérer un projet
niveau pratique requis

Savoir-être
savoir communiquer
niveau pratique requis

savoir s'exprimer oralement
niveau pratique requis

savoir s'adapter
niveau pratique requis

Vos perspectives:
Les compétences mises en oeuvre sur le poste permettent d'enrichir son parcours professionnel en matière de secrétariat, de gestion budgétaire, de connaissances juridiques et de développer son sens de l'organisation et de l'accueil afin notamment d'évoluer vers d'autres métiers du domaine fonctionnel «Administration générale».

Durée attendue sur le poste: 3 à 5 ans