Directeur de l'Immobilier de la Logistique et des Affaires Générales H/F - Conseils départementaux

Placé(e) sous la responsabilité du Directeur Général Adjoint des Finances, du Juridique et de la Logistique, le(la) Directeur(trice) de l'Immobilier, de la Logistique et des Affaires Générales aura pour missions de :

- Piloter la direction
- Animer et suivre des projets transversaux en interne et en externe
- Assurer la coordination avec le Cabinet

Niveau de responsabilité :
- Délégation de signature dans son domaine de compétences
- Encadrement d'une équipe

1- Pilotage de la direction :
- Coordonner la gestion administrative
- Planifier les besoins budgétaires et élaborer un budget prévisionnel
- Suivre et contrôler l'exécution du budget de la direction
- Rédiger ou valider les rapports soumis à la commission permanente et au conseil départemental
- Répartir et planifier les activités en fonction des contraintes du service
- Piloter, suivre et contrôler les activités des agents
- Traduire les demandes des directions par des échanges et des réunions de service
- Piloter, suivre et contrôler les activités des agents
- Veiller à la réactivité et à la qualité des services supports de la direction
- Management des ressources humaines : accompagner la gestion prévisionnelle des emplois de la direction par la définition des besoins, la rédaction des fiches de poste la participation aux recrutements, le suivi des formations
- Organiser la diffusion de l'information auprès des services
- Préserver et accompagner la relation forte entre certains services et les élus ou le Cabinet

2- Animation et suivi de projets transversaux :
- en interne : animer des projets en lien avec les directions du Département, notamment dans les domaines suivants : locaux départementaux, contrôle d'accès, guichet unique....
- en externe : suivre la relation avec certains organismes partenaires, comme :
* la Préfecture, notamment les conditions d'accueil sur le site mutualisé place Aristide Briand et la mutualisation des charges
* le SDIS, notamment le suivi de la convention pluriannuelle d'objectifs et de moyens.

3- Assurer la coordination avec le Cabinet pour ce qui concerne :
- Le secrétariat des élus :
* Gestion des rendez-vous
* Gestion des courriers
- L'événementiel, le protocole et la logistique
* Organisation matérielle des réunions des instances,
* Gestion des salles de l'hôtel du Département,
* Animation de l'équipe des chauffeurs,
* Encadrement du service de restauration des élus,
- L'accueil du Département :
* Gestion de l'accueil,
* Standard téléphonique
- La gestion du bureau du courrier

Savoirs :
- Connaissance du fonctionnement et des processus décisionnels d'une collectivité
- Connaissance de la règlementation en matière d'équipements recevant du public
- Connaissance du fonctionnement et de l'organisation des marchés publics et de la réglementation budgétaire et financière
- Connaissance des divers contrats d'assurances (responsabilité civile, dommages aux biens, flotte automobile, protection juridique...)
- Connaissance des règles d'hygiène et de sécurité à la fois dans les interventions sur les locaux et dans le domaine de la restauration collective

Savoir-faire :
- Maîtrise et expérience dans les techniques de management d'équipe et les outils d'accompagnement du changement
- Maîtrise des outils de conduite de projet et des techniques d'animation de réunion
- Maîtrise des techniques d'évaluation des politiques publiques et de construction d'outils de reporting notamment l'élaboration de tableaux de bord
- Maîtrise des outils bureautiques
- Maitrise de la construction et du suivi budgétaire

Savoir-être :
- Capacité à communiquer et à faire preuve de pédagogie et à rendre compte
- Capacité à travailler en équipe et en réseau avec des partenaires internes et externes
- Capacité d'analyse et de synthèse
- Capacité de planification, de priorisation et d'organisation des actions décidées
- Qualités relationnelles, sens du dialogue et de la négociation.
- Aptitude à impulser une dynamique de réflexion et de projets
- Aptitude à la gestion de situation conflictuelle née dans l'équipe ou avec d'autres directions
- Capacité d'adaptation et d'organisation
- Sens du contact et aptitude à animer des réunions, des groupes de travail
- Capacité à intégrer et garantir l'image de la collectivité
- Aptitudes à travailler en transversalité