Secretaire de Direction - Communauté Urbaine Caen la Mer H/F - Structures de coopération territoriale

Sous l'autorité du directeur des Infrastructures et de la Maîtrise d'Ouvrage des Espaces Publics, vous organisez et
coordonnez la transmission et la rédaction des informations au sein de la direction.
Vous assurez l'accueil physique et téléphonique et réalisez diverses tâches de secrétariat et de gestion administrative pour le directeur et les cadres de la direction (chefs de service, chargés d'opération).

Suivi et planification de l'agenda du Directeur :
- Piloter l'agenda, planifier les rendez vous et gérer les priorités
- Organiser les réunions : réservation de salles, ordres du jour, convocations, préparation des dossiers
- Garantir le respect des délais de transmission des documents

Appui opérationnel au Directeur et aux cadres :
- Programmer, participer et assurer le compte rendu des réunions de direction et de service, avec suivi des actions
- Préparer les documents nécessaires aux réunions et anticiper les réservations de salle et projections
- Coordonner la production des fiches de synthèse (réunions de quartier, magazine Caen la mer...)
- Préparer et suivre la validation des fiches cabinet pour les réunions publiques et inaugurations
- Gérer les fournitures bureautiques (collecte des besoins, distribution, stock)
- Rédiger les ordres de mission
- Gérer les EPI : besoins, commandes, livraisons
- Assurer la gestion administrative du pool de véhicules (assurances, déclarations, contrôles techniques, réparations,
badges...)
- Préparer l'arrivée des nouveaux agents : matériel informatique et téléphonique, accès, badges

Production et mise en forme de documents :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de documents : comptes rendus, courriers, notes, présentations.
- Assurer la saisie, la mise en forme et le suivi de documents (délibérations, arrêtés...)

Accueil physique et téléphonique :
- Accueillir, comprendre les demandes et adapter son discours selon l'interlocuteur
- Informer, orienter, filtrer et transmettre appels, messages et courriels

Traitement et circulation de l'information :
- Identifier les urgences et assurer une diffusion fluide des informations
- Gérer le courrier : réception, enregistrement, tri, dispatch et suivi

Organisation et gestion documentaire :
- Classer, organiser et archiver les dossiers du directeur et de la direction (opérations, RH, délibérations...)
- Garantir un système de classement clair, accessible et structuré

Connaissances:
- Bonne compréhension de l'organisation de la direction et de ses services.
- Maîtrise des techniques de gestion de planning.
- Connaissance des circuits et procédures administratives d'une collectivité.
- Formation en gestion administrative / secrétariat / accueil
- Aisance avec l'environnement Windows, le Pack Office et les outils métiers (Word, Excel, Outlook).

Savoir-faire :
- Aisance dans l'utilisation du téléphone, du standard et des outils de communication.
- Excellente communication orale : expression claire, reformulation, adaptation à l'interlocuteur.
- Capacité à prioriser les informations et à gérer plusieurs demandes simultanées.
- Maîtrise des outils bureautiques et de la messagerie.
- Très bonne maîtrise de l'orthographe, de la syntaxe et de la grammaire.
- Solides compétences en secrétariat : constitution, suivi et organisation de dossiers.
- Aptitude à anticiper, planifier et structurer le travail.

Savoir-être :
- Rigueur, sens de l'organisation et fiabilité.
- Attitude accueillante, accessible et professionnelle.
- Discrétion et respect absolu de la confidentialité.

CONDITIONS D'EXERCICE LIEES AU POSTE
Poste à temps complet
Lieu d'affectation : Hôtel communautaire de Caen la mer