Agent Polyvalent du Secretariat - Creil H/F - Communes

La Ville de Creil recrute, au sein du Secrétariat Générale et Assemblées:
- Agent polyvalent du secrétariat (H/F)
- Cadre d'emploi des adjoints administratifs territoriaux (Cat C)

- Polyvalence ;
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du service ;
- Réception, traitement et diffusion de l'information ;
- Organisation et planification des tâches quotidiennes du secrétariat ;
- Traitement et mise en forme des courriers, des comptes rendus, et des
- actes administratifs (délibérations, arrêtés et décisions) ;
- Gestion du traitement des arrêtés et des décisions de la collectivité ;
- Transmission des actes au contrôle de légalité, publication sur le site internet de la Ville ;
- Assurer la gestion des commissions municipales ;
- Assurer la gestion des autorisations de stationnement des taxis ;
- Traitement et suivi des syndicats professionnels ;
- Gestion du courrier entrant de la collectivité (ouverture, enregistrement et diffusion) ;
- Assurer la tenue des registres des actes (arrêtés, décisions et délibérations) en version numérique et papier ; en assurer la reliure ;
- Assurer la gestion du planning des salles de réunions ;
- Aide à la préparation des conseils municipaux ;
- Présence lors des séances des conseils municipaux ;
- Organiser le classement et l'archivage papier et numérique des documents ;
- Suivi et actualisation des fiches procédures en lien avec le responsable hiérarchique ;
- Remplacement au standard de la collectivité, en cas d'absence de la standardiste.

Savoirs:
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales,
- Travailler dans la polyvalence,
- Notion d'organisation,
- Gestion du temps et de l'urgence,
- Techniques de secrétariat et de travaux bureautiques
- Suivi et mise en forme des dossiers administratifs et suivi des procédures,
- Réalisation et suivi des tableaux de bord,
- Connaissances du fonctionnement et du suivi des instances.
- Rédaction et suivi des actes administratifs (délibérations, décisions, arrêtés),
- Classement et archivage,
- Gérer les demandes des interlocuteurs.
Savoir-faire :
- Hiérarchiser les demandes selon leur degré d'urgence ou de priorité et amorcer le traitement,
- Assurer le suivi des parapheurs du service à la signature du Maire,
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat,
- Recueillir et transmettre des informations,
- Relever et relayer les demandes au bon interlocuteur,
- Filtrer et transmettre les messages téléphoniques,
- Respecter les délais de transmission de documents,
Savoir être:
- Autonome dans l'organisation du travail,
- Sens du service public,
- Capacité d'adaptation,
- Gestion des priorités,
- Discrétion, rigueur,
- Disponibilité,
- Esprit d'équipe et d'initiative,
- Gérer les situations de stress,
- Conscience professionnelle,
- Motivation et implication.
Habilitations :
- Bonne maitrise de Word et Excel