Assistant de Gestion Copropriétés Logements Foyers et Tertiaire H/F - Neotoa

« Embellir la ville et la vie », telle est la mission de Néotoa !

Au-delà de faire notre métier avec passion, nous, salariés de Néotoa partageons une vraie culture commune. Nous nous mobilisons autour d'un même objectif : la satisfaction client, et portons 4 valeurs clés : Solidarité, Audace, Considération & Pérennité.

Notre épanouissement n'est pas qu'une mission des Ressources Humaines, c'est bien au-delà, un engagement d'entreprise, une confiance donnée, pour gagner en confort, en compétences, en qualité de vie au travail.

Concrètement, cela se traduit par :

- Un processus de recrutement participatif (les équipes sont associées au choix du candidat).
- Une mobilité interne favorisée : 1 poste sur 3 pourvus en interne en 2024.
- Un parcours d'intégration individualisé.
- La conduite de projets transversaux, ouverts à la participation de tous.
- Une politique de formation ambitieuse afin de développer les compétences des collaborateurs tout au long de leur vie (6% de la masse salariale !).
- Un environnement de travail agréable : des horaires modulables, du télétravail, des RTT...
- Une politique sociale dynamique : Primes de fin d'année & de vacances, Intéressement, Forfait mobilité durable, Egalité Femme/Homme avec l'allongement du congé maternité/paternité, Dispositif de retraite progressive supra-légal...
- La prise d'initiatives étendue : Eh oui, on a tous de bonnes idées !

Et vous, aimeriez-vous travailler dans une entreprise libérée ?Au sein du Pôle Vente et gestion Tertiaire, en appui de l'équipe tertiaire, copropriétés et logements-foyers, vous avez pour mission d'assurer le process de commercialisation et de gestion du patrimoine spécifique Néotoa.

A ce titre vos missions sont les suivantes :

- Assurer l'intendance administrative de l'équipe tertiaire, copropriétés et logement foyers du pôle : Accueil physique et téléphonique, préparer les courriers et mailings, gestion des agendas et prise de RDV, organisation des réunions, rédaction et diffusion des comptes rendus de réunion, documenter les échanges, assurer l'interface avec le pôle SI et les prestataires extérieurs pour le bon fonctionnement des différents outils/logiciels utilisés (HPW, SIWI, CRM, KIAMO...).
- Documenter l'ensemble des données liées au suivi du patrimoine en gestion, suivre les dossiers administratifs et financiers des opérations et conventions, assurer la saisie dans les outils de l'organisme.
- Optimiser, dans une démarche d'amélioration continue, et alimenter les tableaux de bords de suivi des activités spécifiques (tertiaire, copropriétés et logements-foyers).
- Réaliser les Lettres de commande et Bons de commande liées aux dépenses et opérations du Pôle sur le logiciel comptable interne (ULIS) et assurer le suivi.
- Assurer la promotion des activités spécifiques par le développement d'outils de communication (livret accédant, locataire, partenaires, assurer les posts sur les réseaux sociaux ...) en lien avec le service communication.
- Ecrire les process et les modes opératoires et les tenir à jour.

Patrimoine Tertiaire

- Coordonner l'administration des ventes, des locations et de la gestion du patrimoine spécifique : assurer le suivi client et partenaires via l'interface Happywait, suivi des encaissements, des dossiers de candidatures, notification des contrats et conventions, enregistrement et transfert des attestations aux différents services impactés par les ventes, fin de contrats et liquidations ...
- En lien avec le/la chargé.e de gestion et de commercialisation des actifs tertiaire et le/la Chargé.e d'exploitation, élaborer et suivre les actions de commercialisation en conformité avec la réglementation (communication, affichage, gestion des annonces sur les portails immobiliers ...).
- Recueillir les chiffrages des entreprises et prestataires dans le cadre du suivi des Travaux Modificatifs Acquéreurs, appliquer les modes opératoires de l'organisme pour le suivi administratif et financier des TMA.
- Être en appui du/de la chargé.e de gestion et de commercialisation des actifs tertiaires pour l'indexation annuelle des baux et le suivi des impayés.

Patrimoine en copropriétés

- Documenter et gérer, conformément aux consignes du gestionnaire du patrimoine en copropriété concerné, la boîte mail copropriété et transmettre en interne, via le CRM, l'ensemble des demandes liées aux actions requises (diffusion des informations, demande d'intervention technique, nuisances et troubles de voisinages ...).
- Planifier, en lien avec les syndics et les services internes, les assemblées générales semestrielles selon l'agenda du gestionnaire de patrimoine en copropriété.
- Préparer les pouvoirs de vote et de représentation de NEOTOA pour chaque assemblée générale.
- Être en appui du Responsable de l'activité et des gestionnaires copropriétés pour organiser et structurer l'activité dans une démarche d'amélioration continue.

Et si c'était vous ?

Issu(e) d'une formation en gestion immobilière ou équivalente, vous justifiez idéalement d'une première expérience en copropriétés et/ou en immobilier tertiaire.

Rigoureux(se), organisé(e) et doté(e) d'un bon sens du service, vous savez gérer plusieurs dossiers en parallèle et travailler en interface avec de nombreux interlocuteurs. À l'aise avec les outils informatiques et les logiciels métiers, vous appréciez le travail en équipe et contribuez activement à l'amélioration continue des process. Votre aisance relationnelle et rédactionnelle sera un atout clé pour réussir dans ce poste.

Modalités :

Poste basé au siège à Rennes à pourvoir des que possible

CDI Temps plein - 38h45/semaine du lundi au vendredi (RTT)

Statut Agent de Maitrise, Cotation 21, Classe d'emploi 5 selon la convention collective des Offices Publics de l'Habitat