Secrétariat Particulier du Corps Préfectoral H/F - Service Public

GROUPE RIFSEEP 2

Vos activités principales

Assurer le secrétariat particulier du sous-préfet de l'arrondissement de Parthenay:
Organiser et tenir l'agenda
Préparer les réunions et les visites (entreprises, communes, autres)
Préparer les dossiers du sous-préfet (réunions et autres)
Assurer l'organisation logistique des déplacements (gestion des temps et modalités de déplacement, réservation des billets de transport le cas échéant)
Suivre les dossiers
Assurer l'accueil téléphonique et physique des acteurs institutionnels, notamment des élus
Assurer le traitement du courrier du sous-préfet (réception, suivi des circuits et réponses)
Assurer le suivi du courrier réservé
Assurer la gestion des boites mails fonctionnelles de la sous-préfecture (réception et suivi des réponses)
Assurer les commandes de fourniture pour l'ensemble des agents de la sous-préfecture
Assurer le suivi et la mise à jour des fichiers spécifiques nécessaires au bon fonctionnement de la sous-préfecture (répertoires, annuaires,...)

Votre environnement professionnel

Activités du service
Le sous préfet d'arrondissement est le délégué du préfet dans l'arrondissement et assure la représentation territoriale. Il veille au respect des lois et règlements et concourt au maintien de la sécurité et de l'ordre public et à la protection des populations. Il anime et coordonne l'action des services de l'état pour la mise en oeuvre des politiques nationales par exemple en matière d'aménagement du territoire et de développement local. Enfin, il participe à l'exercice du contrôle administratif et au conseil aux collectivités.
La sous préfecture de Parthenay, sous l'autorité d'un membre du corps préfectoral, assisté d'un(e) secrétaire général(e) est composée d'un secrétariat particulier, d'un pôle sécurité et réglementation, d'un pôle Ingénierie Territoriale et d'agents techniques dédiés à l'appui du corps préfectoral dans ses attributions.

Composition et effectifs du service
La sous-préfecture est constituée de 8 agents sous l'autorité du sous-préfet d'arrondissement:
- un secrétaire général: 1 A
- un Pôle Ingenierie Territoriale: 2 B
- un Pôle sécurité: 1 B et 2 C
- un secrétariat particulier 1C
- 2 agents techniques (résidence et chauffeur)
Par ailleurs, une maison de l'État est présente sur le site. Au sein de celle-ci une France Service composée de 2 agents est pilotée par la sous-préfecture.

Liaisons hiérarchiques
Sous-préfet (e)

Liaisons fonctionnelles
Services des collectivités, préfecture, services et opérateurs de l'État, partenaires (élus, associations, acteurs du monde économiques, etc...)

Connaissances techniques
Connaître l'environnement professionnel / niveau maîtrise - requis
Avoir des compétences juridiques / / niveau pratique - requis
Avoir des compétences budgétaires et comptables / niveau pratique - requis
Avoir des compétences en informatique - bureautique / niveau maîtrise - requis

Savoir-faire
Savoir rédiger / niveau maîtrise - requis
Savoir travailler en équipe / niveau maîtrise - requis
Avoir l'esprit de synthèse / niveau maîtrise - requis
Savoir s'organiser / niveau maîtrise - requis

Savoir-être
Avoir le sens des relations humaines / niveau maîtrise - requis
Savoir accueillir / niveau maîtrise - requis
Savoir s'adapter / niveau maîtrise - requis
Savoir s'exprimer oralement / niveau maîtrise - requis

Vos perspectives:
Les compétences acquises sur ce poste permettent d'évoluer vers d'autres domaines fonctionnels. L'expérience, les connaissances, savoir-faire et savoir-être acquis permettent de faciliter la préparation aux concours et examens professionnels

Durée attendue sur le poste: 3 ans