Anttl259 - Assistant de Direction Directeur - Métropole Toulon Provence Méditerranée H/F - Structures de coopération territoriale

- Assister en binôme le Directeur de l'antenne de Toulon/Le Revest
- Accueil téléphonique et physique du secrétariat
- Organiser et planifier des réunions
- Coordonner administrativement les 8 Directions de l'antenne de Toulon/Le Revest
- Assurer diverses tâches administratives et de secrétariat, notamment répondre aux courriers et rédiger divers documents pour le Directeur de l'antenne Toulon/Le Revest, prendre des notes et établir des comptes rendus

Assiste en binôme le Directeur de l'antenne de Toulon/Le Revest :
- Organisation de l'agenda et prise de rendez-vous en fonction des priorités du Directeur de l'antenne de
Toulon/Le Revest
- Rappel des informations importantes et transmission des messages
- Tri et classement des documents et de la messagerie du Directeur de l'antenne de Toulon/Le Revest
- Rédaction et suivi de certains documents administratifs du Directeur de l'antenne de Toulon/Le Revest
- Montage de dossiers administratifs pour le Directeur de l'antenne de Toulon/Le Revest
- Tri et classement des documents du Directeur de l'antenne de Toulon/Le Revest
Accueil téléphonique et physique au secrétariat :
- Renseignement des interlocuteurs et relais si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Réception, filtrage et transmission des messages téléphoniques et des courriers informatiques
Organisation et planification des réunions :
- Respect des délais de transmission de documents avant les réunions
- Prise de notes lors des réunions et rédaction des comptes rendus
Coordination administrative des 8 Directions de l'antenne de Toulon/Le Revest :
- Réception de documents administratifs et techniques (courriers, notes...) et transmission des documents après visa et/ou signature du Directeur de l'antenne dans le service concerné
- Mise en forme de certains documents de bureautique en provenance des 8 Directions de l'antenne
- Rédaction de courriers dans le cadre de la coordination administrative avec des services hors antenne
Diverses tâches administratives et de secrétariat :
- Accueil physique du public
- Conception et réalisation de documents administratifs, notamment courriers
- Réception et orientation de certains documents (administratifs et/ou techniques) auprès de services si nécessaires (antenne et hors antenne)
- Tri, classement et archivage de certains documents du secrétariat de la Direction

Les « savoirs » :
- Réalisation des missions en totale autonomie et est capable de transférer ses compétences à autrui
- Toutes les connaissances théoriques en matière de secrétariat et de bureautique
- Connaissance de l'administration et de l'antenne de Toulon/Le Revest -
Les « savoir-faire » :
- Maîtriser toutes les techniques en matière de secrétariat
- Maîtriser toutes les techniques en matière de bureautique, d'Internet et du bureau numérique
- Prendre des initiatives
- Rédiger les correspondances avec maitrise des règles d'orthographe, de grammaire et de syntaxe
- Maitriser les techniques de classement et d'archivage des documents administratifs et techniques
- Recevoir et orienter le public
- Recevoir et orienter les appels téléphoniques
- Maitriser les techniques de transmission des documents (fax, scan)
- Maitriser le vocabulaire professionnel des services de l'antenne
Les « savoir-être » :
- Capacité relationnelle du travail en équipe
- Rigueur et méthodes
- Disponibilité et ponctualité
- Discrétion et réserve
- Esprit d'initiative
- Bonne culture générale
- Bonne moralité