Assistant - Assistante Administratif·ve Polyvalent·e H/F - Ass Apafase Gard Ifme

Tu aimes les postes polyvalents alliant logistique, organisation et relationnel ? Ce poste est fait pour toi ? Mets ton talent au service de la formation et de l'humain !

À propos de nous

L'IFME est un acteur reconnu de la formation aux métiers du social et de l'éducatif, implanté à Nîmes et Alès. Fort de son histoire et de son engagement auprès des étudiants, apprentis et professionnels, l'IFME poursuit son développement avec la création d'un CFA et l'élargissement de son offre de formation.

Nous recherchons un assistant ou une assistante administratif.ve polyvalente pour rejoindre notre équipe dynamique. Vous serez un acteur clé dans la gestion administrative et logistique. Ce poste est idéal pour une personne organisée et ayant le sens de l'accueil.

Activités (liste non limitative ni exhaustive)

SOUTIEN LOGISTIQUE

- Gestion et suivi des demandes logistiques via le tableau dédié

- Préparation et suivi des commandes de consommables (fournitures, hygiène, repas)

- Appui logistique et administratif à l'organisation des déplacements des salariés

- Appui logistique et administratif aux événements et temps institutionnels

- Suivi et gestion des véhicules de service (rdv, suivi entretiens, réservations, badges péages.)

- Gestion courante de la téléphonie

- Suivi des distributeurs (boissons, collations)

- Réponse aux urgences liées au matériel audio et vidéo

- Gestion et suivi du matériel (inventaire, signalement des dysfonctionnements)

- Interface avec les prestataires externes, dont l'entreprise de surveillance

REMPLACEMENT PONCTUEL A L'ACCUEIL

- Accueil physique et orientation des publics (étudiants, intervenants, visiteurs)

- Appui ponctuel à l'accueil téléphonique

- Transmission des informations utiles aux services concernés

GESTION DES SALLES

- Suivi de l'occupation des salles et de leur disponibilité

- Coordination avec les services pour l'attribution des salles (relation avec partenaires)

- Vérification de l'état des salles et signalement des anomalies

- Création des devis et des conventions de prêt de salles avec les partenaires

Profil recherché
Vous êtes fait(e) pour ce poste si :

Vous avez une bonne connaissance des outils informatiques (teams/pack office)
Vous avez une attention particulière aux détails
Vous êtes capable de travailler en équipe tout en étant autonome dans vos missions
Si vous êtes motivé(e), que vous aimez relever des défis et que vous souhaitez évoluer dans un environnement professionnel stimulant, nous serions ravis de recevoir votre candidature.

Conditions :
CDD Temps plein : 39h/sem
Statut : selon CCN 66.
Rémunération : selon la grille conventionnelle CCN 66 et ancienneté.

Avantages :
RTT
Travail à domicile occasionnel
Formation: Niveau Bac
Lieu du poste : En présentiel

Experience: 2 An(s)

Compétences: Accueillir, orienter, renseigner un public,Définir des besoins en approvisionnement,Organiser des déplacements professionnels

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.