Assistant d'Agence Polyvalent H/F - Aia Life Designers

Environnement

Chaque projet développé par AIA Life Designers est un engagement à proposer des solutions architecturales innovantes, soutenues par une réflexion constante des équipes lors de nos ateliers d'excellence (Santé, Enseignement, Mixité urbaine, Ville Ressource).

Pour penser l'avenir de nos villes et concevoir des ouvrages qui contribueront à la santé et au bien-être des populations futures. AIA Life Designers se classe parmi les plus importants cabinets d'architecture de France. Nous sommes une entité collégiale, présente à travers 12 agences, implantées dans toute la France et, depuis 10 ans, à l'international (Shanghai, Monaco...).

Nos engagements urbains et sociétaux résonnent également à travers les travaux de la Fondation AIA, créée en 2011, qui mène un travail de prospective urbaine et de publication, sur les relations entre architecture, santé et environnement (aiafondation.fr).

Chiffres clés :
1965 création du groupe AIA
780 collaborateurs
90 millions d'euros de chiffre d'affaires
43 associés
12 agences en France et à l'international
5 sociétés principales

AIA Life Designers s'engage en faveur de la diversité, de l'équité et de l'inclusion !
Nous apportons un soin particulier à l'étude de toutes les candidatures, sans distinction de genre (F/H/NB), d'origine, ou de handicap. Nos annonces s'adressent à toutes les personnes désireuses de nous rejoindre - elles sont genrées indifféremment au féminin ou au masculin.
AIA est signataire de la convention Agefiph.

Le poste

Nos projets, nos références

Vous aurez l'opportunité de travailler sur des projets inspirants et remarquables dont vous trouverez quelques exemples emblématiques, ci-dessous :

- ProjetTribequaà Bordeaux
- Médiathèque de Bayonne
- PolycliniqueCapioBelharraà Bayonne
- Collège d'Arveyres

Votre mission:

Rattaché à la Gestionnaire de l'agence, vous avez en charge les tâches administratives. Vos principales missions se décomposent ainsi :

- Vous êtes en charge de l'accueil physique et téléphonique des différents interlocuteurs, ainsi que de l'envoi et la réception, tri du courrier (physique et électronique)
- Vous préparez les réunions (internes ou externes), organisez les déplacements des collaborateurs de l'agence,
- Vous êtes garant de l'approvisionnement consommables, fournitures, etc...
- Vous saisissez les devis et commandes
- Vous vous chargez de la mise en forme de rapports techniques, offres, candidatures, communication intranet et tous autres travaux de bureautique, ainsi que l'obtention des certificats de bonne exécution
- Vous gérez les abonnements aux magazines et l'utilisation des véhicules de la société
- Vous identifiez les règlements des clients, contrôlez et saisissez les notes de frais mensuelles
- Vous participez à la facturation et les relance clients ainsi que la gestion des sous-traitance interne et externe
- Vous vérifiez les Notes de frais
- Vous pourrez être amenée à mettre à jour le livret d'accueil d'agence
- Vous gérez la validation du pointage temps des collaborateurs