Assistant de Direction H/F - Direction du Numérique

Le poste d'assistant(e) de direction est rattaché au cabinet de la directrice du numérique et de son adjoint.

Vos missions, exercées en binôme avec une autre assistante de direction, s'articulent autour de différentes composantes :

1/ Vous assistez l'équipe de direction et intervenez en appui aux membres du futur COMEX de la Dnum en cours de préfiguration pour effectuer :

- la constitution des dossiers préparatoires aux réunions, mise en forme des notes, courriers ou présentations type PowerPoint pour la directrice et son adjoint en priorité,

- l'organisation des événements/réunions : réservations de salles, accueil...,

- la réalisation et le suivi de tableaux de bord : astreintes et congés du COMEX, planning des réunions...,

- l'interface avec les interlocuteurs internes et externes (physique, téléphonique, teams, mail...),

- la gestion des courriers, suivi du processus dématérialisé via Pegase/ELISE ; suivi et la mise à jour de Pegase (parapheur électronique),

- la gestion de la planification collective des agendas et des déplacements ; la formalisation des ordres de mission, réservation transports et hôtels et traitement des remboursements, relations avec l'agence de voyage contractuelle. Vous êtes valideur hiérarchique des ordres de missions et états de frais dans ChorusDT,

- le classement et l'archivage des documents.

Sous l'autorité directe des responsables du cabinet (en cible 2026 : directeur de cabinet et directeur de cabinet adjoint) et, en lien avec l'équipe communication de la DNUM, vous contribuez à la coordination, la circulation des informations en interne et externe (Paco, espace collaboratif...) et relayez l'information auprès de l'ensemble des collaborateurs.

Vous assurez le suivi, la relance et la bonne livraison des éléments demandés par la direction.

Vous contribuez à la définition des méthodes collectives de travail, l'actualisation et l'optimisation des procédures, ainsi qu'à la veille et la continuité du service entre les assistant(e)s.

Expérience professionnelle :

- Au moins 5 ans sur un poste d'assistant(e), idéalement dans une administration publique

- Appétence pour l'innovation et le secteur numérique

Connaissances :

- Techniques administratives et bureautiques
- Normes rédactionnelles
- Maîtrise de l'ensemble des outils bureautiques
- Techniques de communication, de secrétariat bureautique
- Une connaissance du numérique est un plus

Savoir-être :

- Rapide, réactif et esprit d'initiative
- Autonome, gérer les priorités, rigoureux et sens organisationnel
- Travailler en équipe
- Faire preuve de discrétion professionnelle

Savoir-faire :

- Savoir organiser et hiérarchiser son activité
- Filtrer et orienter les informations
- Maîtrise de la suite office (word, excel, powerpoint...)
- Maîtriser les techniques de secrétariat
- Réaliser des comptes rendus et des synthèses sur des sujets généraux (organisation, logistique...)
- Organiser des réunions
- Assurer un rôle de conseil et d'alerte