Gestionnaire Administratif Missions et Frais de Déplacements H/F - Ecole Nationale Supérieure de Techniques Avancées (ENSTA)

Au sein de la Direction Générale des Services (DGS) de l'établissement fusionné, la Direction des Ressources Humaines (DRH) qui comprend 19 agents, est bilocalisée sur les sites de Palaiseau et Brest.

L'organisation actuelle est organisée autour de différents pôles :

Site de Palaiseau : un pôle pilotage des donnée, un pôle gestion et paie, un pôle recrutement et formation et un pôle dialogue social et action sociale, un pôle missions et frais de déplacement
Site de Brest : un pôle gestion administrative, un pôle paie et rémunération (dont la gestion des missions et frais de déplacement), un pôle formation, un pôle gestion des étudiants (notamment militaires)

Le/la titulaire du poste sera affecté à Palaiseau ou à Brest.Missions / Activités principales:

Le/la titulaire du poste, en lien avec les 2 gestionnaires missions et frais de déplacements est chargé/e des missions suivantes:

1/ Etablissement des ordres de mission: contrôle, saisit et valide les ordres de missions et les états de frais; si besoin, réserve et fournit les titres de transport; mandate les frais de déplacements aux personnels permanents/ élèves, vacataires et associés; assure le remboursement aux agents

2/Liquidation et paiement de toutes les factures relatives aux missions

3/Assistance et conseil: conseille les agents et les correspondants sur les règles applicables en matière de mission et frais de déplacement et sur l'utilisation du SI mission; contrôle la bonne application des règles

4/ Suivi financier des missions et indicateurs: fait une estimation du coût global des missions en amont de leur validation; produit des tableaux de suivide l'activité; suit les dépenses liées aux missions

Missions / Activités annexe:

- Participer à l'ensemble des activités et aux projets de la division des Ressources Humaines
- Contribuer à la démarche Qualité, notamment via la rédaction et la mise à jour des procédures, le renseignement et le suivi des indicateurs.
- Contribuer à la démarche RSE de l'Ecole dans le cadre de ses missions et de ses activités.

Connaissances:

- Réglementation applicable aux missions des agents publics (civils et militaires)
- Connaissances en finances publiques appliquées à la liquidation et au mandatement des missions
- Connaissances appliquées au suivi et à la dépense dans le domaine des marchés publics de services (billetterie)
- Information sur les conditions d'accès dans les pays étrangers (visa)

Savoir-faire:

- Utilisation des outils de bureautique (Word, Excel, ...) et SI métiers
- Savoir effectuer des recherches sur Internet: SNCF, Air France, ...
- Mettre en oeuvre des procédures et des règles

Savoir être:

- Qualités relationnelles
- Rigueur
- Autonomie et réactivité
- Esprit d'initiative
- Sens de la qualité du service rendu à l'usager