Assistant·e de Direction H/F - Service Public

Site d'affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Bobigny
Composante / Service : UFR SMBH / Direction
Fonction d'encadrement : non
Rattachement hiérarchique : Directrice Administrative (DA) de l'UFR SMBH
Rattachement fonctionnel : Doyenne de l'UFR SMBHSecrétariat standard
Assurer l'accueil et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier
Assurer la gestion des messages téléphoniques et électroniques
Saisir, alimenter et mettre à jour des bases de données, tableaux de bord, mailings listes dédiées à la gestion administrative
Saisir et mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, ...), les reproduire et les diffuser
Classer et archiver les documents
Secrétariat de direction
Assister les Directrices
Gérer l'agenda de la Directrice et contrôler les échéances
Préparer et organiser les rendez-vous, réunions et déplacements de la Directrice
Assurer l'interface entre les différents services et départements de la composante, la Directrice et l'Université
Organiser le circuit de traitement et de signature des parapheurs
Être référent I-parapheur pour les conventions
Elaborer et suivre le calendrier annuel de l'UFR SMBH
Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le fonctionnement de la composante
Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
Recueillir, traiter, diffuser et faciliter la circulation des informations internes et externes nécessaires au fonctionnement de la composante
Assister les personnels et les usagers et répondre aux demandes d'information
Assurer le soutien logistique de l'activité de la Direction
Gérer la programmation du contrôle d'accès via l'application MATRIX
Gérer les commandes de la Direction
Organisation d'événements pour la direction de l'UFR
Identifier les besoins, réserver les salles
Demander les prestations auprès des fournisseurs (traiteurs et professionnels) et en assurer le suivi
Elaborer la liste des invités et envoyer les invitations
Coordonner l'ensemble des opérations avec les différents services (appariteurs, techniciens, sécurité et sûreté...)
Organisation des réunions institutionnelles
Assurer en lien avec la Directrice et la Directrice Administrative
Préparation des réunions institutionnelles (conseil de gestion et bureau, commission des Moyens,
commission Pédagogiques médecine et filières ; ainsi que le comité de site) : envoi des convocations,
diffusion de l'ordre du jour, élaboration et gestion des feuilles de présence, traitement des procurations,
reproduction et distribution des documents de travail,
Assurer la logistique de la salle (notamment mise en place des moyens de communication par visioconférence)
Assister aux différentes instances de la composante
Rédiger les relevés de décisions ; les comptes-rendus et en assurer la diffusion
Soutien à la gestion RH
Participer au traitement des dossiers en lien avec les directrices et la responsable du service RH
Suivre les dossiers examinés en conseil de gestion restreint (rédaction des PV pour les instances)
Assurer la continuité de service en cas d'absence au service RH etc

Connaissances / Savoir
Maîtriser l'organisation et le fonctionnement des établissements de l'Enseignement Supérieur
Organisation et fonctionnement de l'établissement.
Offre de formation de la composante
Techniques de gestion administrative et d'élaboration de document
Techniques d'accueil téléphonique, électronique et physique
Techniques de communication

Savoir faire
Accueillir et prendre les messages
Rédiger, enregistrer et classer des rapports et documents
Utiliser les outils multimédias et bureautiques
Mettre en oeuvre des procédures et des règles
Savoir inscrire son activité dans un calendrier complexe
Capacité d'anticipation et de planification de son activité
Respecter les délais
Capacité à gérer les urgences et à définir les priorités
Communiquer et faire preuve de pédagogie

Savoir être
Capacité à adapter ses explications aux différents interlocuteurs
Avoir le sens du relationnel et du travail en équipe
Savoir rendre compte à son supérieur hiérarchique
Être disponible lors des pics d'activités et être réactif
Avoir un sens de l'analyse et être force de proposition
Être organisé, rigoureux dans les activités et autonome dans son travail
Faire preuve de confidentialité au regard des données traitées