Assistant Administratif - Centre Communal d'Action Sociale de Cannes H/F - Centres communaux d'Action Sociale

Le CCAS recherche un assistant administratif.

Activités principales :
Organiser les tâches et missions générales de secrétariat :
- Gérer les courriers administratifs liés au fonctionnement de la résidence ;
- Rédiger les notes, ordres du jour et comptes-rendus de réunion ;
- Accompagner les agents dans la rédaction des fiches incidents ;
- Saisir les ressources des résidents à l'aide sociale pour le calcul des frais de séjour ;
- Veiller à ce qu'il n'y ait aucune rupture administrative de prise en charge (dossier CAF, APL, dossier MDPH, assurance maladie, mutuelle, aide sociale, etc.) ;
- Suivre et mettre à jour quotidiennement l'ensemble des dossiers relatifs aux résidents ;
- Diffuser les documents et pièces nécessaires à la constitution des dossiers (entrées, sorties) ;
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques ;
- Préparer les commandes de fournitures et consommable ;
- Gérer le cahier de liaison avec les autres agents ;
- Participer au classement et à l'archivage de tous les dossiers du service ;
- Apporter une aide dans la gestion administrative des animations.

Suppléer l'accueil de la résidence :
- Accueil physique et téléphonique, et savoir informer son interlocuteur ;
- Intégrer des nouveaux résidants ;
- Organiser des visites de l'établissement pour les usagers et leur famille ;
- Assurer la surveillance des entrées et sorties de l'établissement.

Participer au fonctionnement de l'établissement :
- Participer au projet personnalisé des résidents ;
- Suivre les congés du personnel ;
- Participer aux animations et festivités ;
- Aider à l'organisation des animations et festivités ;
- Participer aux réunions d'équipe et aux formations ;
- Réceptionner les commandes et les livraisons ;
- Aider aux commandes des repas en cas d'absence de l'équipe de restauration.

Assurer la surveillance et le bien-être des résidents :
- Identifier, comprendre et anticiper les besoins et attentes des résidents ;
- Assistance administrative et informatique auprès des résidents ;
- Aide ponctuelle auprès des résidents ;
- Assurer le contrôle quotidien de la présence des résidents ;
- Veiller à la surveillance de l'établissement ;
- Prévenir et gérer les situations d'urgence.

Connaissances ;
- Techniques de secrétariat (prises de notes, mise en forme ) ;
- Connaissance des structures médicosociales.

Technicité :
- Maitriser les outils informatiques ;
- Maîtrise des règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire ;
- Techniques de secrétariat.

Aptitudes :
- Capacité de hiérarchisation des priorités ;
- Respect des délais ;
- Capacité rédactionnelle ;
- Capacité d'écoute et d'analyse ;
- Esprit d'équipe ;
- Savoir rendre compte et alerter ;
- Sens de l'initiative.