Assistante de Direction H/F - Centre Saint-Exupery

Le/la secrétaire assure un rôle central de soutien administratif, organisationnel et relationnel au sein de l'association.

Il/elle contribue au bon fonctionnement des instances associatives, à la gestion administrative des ressources humaines, à l'appui direct du Directeur général et à l'accueil du siège.

Les principales missions sont :

1. Gestion administrative de l'association et des instances
- Organiser et assurer le suivi administratif des instances associatives (COS, Directoire, Assemblée Générale).
- Préparer et envoyer les convocations, ordres du jour et documents nécessaires aux réunions.
- Rédiger les procès-verbaux, comptes rendus et documents de synthèse.
- Rédiger les courriers et notes pour le compte des administrateurs et de la direction.
- Assurer l'envoi des documents aux administrations et partenaires institutionnels.
- Gérer le classement, l'archivage et la mise à jour des dossiers administratifs et institutionnels.

2. Aide à la gestion administrative des Ressources Humaines
- Assurer la saisie et le suivi administratif des contrats de travail.
- Constituer, mettre à jour et classer les dossiers individuels du personnel.
- Assurer le suivi administratif des absences (arrêts maladie, accidents du travail).
- Mettre à jour les registres et tableaux de suivi réglementaires.
- Rédiger et assurer le suivi des courriers administratifs RH (attestations, notifications, réponses diverses).
- Faire le lien administratif avec la direction et, le cas échéant, le service RH.

3. Appui administratif au Directeur général
- Assister le Directeur général dans la gestion administrative quotidienne.
- Suivre la planification des rendez-vous et des réunions.
- Préparer et mettre en forme les dossiers, courriers et documents nécessaires aux activités de la direction.
- Assurer le suivi du courrier entrant et sortant de la direction.
- Faciliter la circulation de l'information entre la direction, les administrateurs et les interlocuteurs internes et externes.

4. Accueil et gestion administrative du siège
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des personnes au siège de l'association.
- Orienter les interlocuteurs internes et externes avec professionnalisme.
- Réceptionner, trier, distribuer et expédier le courrier.
- Assurer le suivi des fournitures de bureau, la gestion des stocks et les commandes.
- Participer à l'organisation logistique des réunions et événements institutionnels.

Profil recherché :
Le/la candidate doit savoir maitriser le pack Office (Word, Excel, PowerPoint)

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Appliquer un cadre juridique ou réglementaire,Mettre à jour un dossier, une base de données,Réaliser la gestion administrative du personnel,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Relayer de l'information

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Hébergement social pour enfants en difficultés

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.