Secrétaire d'Agence H/F - Moselis Oph Moselle

Acteur majeur de l'immobilier social sur son département, Moselis construit, gère et entretient un patrimoine varié comprenant plus de 15 500 logements locatifs sociaux implantés sur environ 150 communes de la Moselle. Au quotidien, 240 collaborateurs oeuvrent dans leur domaine respectif pour offrir un habitat de qualité aux Mosellans.

Envie de donner du sens à votre travail ? De travailler dans une organisation qui un impact sur le territoire et dans le quotidien de sa population ?

VOS MISSIONS :

Sous la responsabilité de l'Adjoint territorial, le secrétaire d'agence F/H garantit une collaboration efficace au sein de l'agence, ainsi qu'avec les autres agences, le siège et les parties prenantes. Il apporte un appui à l'Adjoint dans la conduite de l'activité de l'agence.

Dans cette perspective, vos principales missions seront les suivantes :

- Assurer l'accueil physique et téléphonique des clients, prospects, visiteurs;
- Renseigner sur toutes demandes;
- Traiter les courriers entrants et sortants;
- Organiser et préparer des réunions internes et externes;
- Rédiger des courriers, compte-rendu, relevés de décision;
- Assurer la préparation, le suivi et l'archivage de dossiers administratifs;
- S'assurer de l'exécution des plans d'action déployés au sein de l'agence (Quali'HLM, etc.);
- Collecter les réponses relatives aux questions portant sur les CAL dématérialisées en lien avec le service Gestion locative;
- Assurer le rôle de référent RGPD de l'agence;
- Réaliser le reporting de l'agence et le suivi d'indicateurs;
- Assurer le suivi de la gestion des temps et rectifier les anomalies;
- Préparer et suivre le planning des congés;
- Assurer la gestion et le suivi du stocks de fournitures.

VOTRE PROFIL :

Vous avez idéalement suivi une formation en gestion administrative et justifiez de plus de 3 ans d'expérience dans une fonction similaire.

Vous avez une première expérience dans le domaine de l'immobilier et idéalement une connaissance du logement social.

Vous avez le sens du service public, êtes avenant et à l'écoute. Discret, vous avez le sens de la confidentialité.

Votre rigueur et votre organisation sont des qualités qui vous sont reconnues.

Enfin, vous avez une excellente maitrise des outils informatiques et des règles d'orthographe et de grammaire.

LES CONDITIONS DU POSTE :

Lieu d'exercice : agence de Metz (parking gratuit sur place)
Temps de travail : 39 heures hebdomadaires et horaires variables
Avantages collectifs sociaux : mutuelle / prévoyance / plan d'épargne retraite / tickets restaurant
Rejoindre Moselis, c'est aussi bénéficier d'un équilibre vie professionnelle / vie privée, rejoindre une organisation qui reconnaît le travail collectif et valorise la fidélité :

- 21 jours de RTT
- Prime d'intéressement
- Prime d'ancienneté dès 5 ans
- Compte Epargne Temps

Experience: 36 Mois

Compétences: Connaissance des normes de service client,Maîtrise des outils informatiques (Internet, messagerie électronique) et bureautiques (Word, Excel, PowerPoint),Techniques de gestion administrative,Alimenter et actualiser la base de données clients et prospects, classer, archiver les dossiers et les documents,Assurer l'ensemble des contacts sortants à destination des clients, non-clients, prospects, partenaires,Développer et fidéliser la relation client,Favoriser l'entente, la collaboration,Gérer les contacts entrants (appels, mails, courriers) et les transmettre au bon interlocuteur,Gérer les interactions en face-à-face : accueil des visiteurs et déplacements occasionnels,Mettre à jour, clôturer les dossiers des clients,Optimiser la gestion des stocks et des ressources,Optimiser le parcours client,Organiser des réunions internes, préparer l'ordre du jour, rédiger les comptes rendus,Planifier et organiser des réunions commerciales,Renseigner et mettre à jour des outils de suivi et de traçabilité de l'activité (tableaux de bord, relevés d'incidents, qualitéetc.)

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Location de logements

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de contrôle de soi : Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.