Assistant Backoffice Communication & Administration des Ventes H/F - Attrap'temps

Nous recherchons un(e) Assistant(e) Back-Office Communication et Administration des Ventes fiable, mature et rigoureux. Ce rôle est essentiel pour assurer le bon fonctionnement du back-office de l'agence, garantir l'efficacité des processus d'administration des ventes et la qualité de la communication, notamment dans la relation avec les fournisseurs et l'équipe de production.

Objectif principal : Soulager les Chefs de Projet et les Co-gérants des tâches opérationnelles quotidiennes, chronophages et récurrentes (facturation, suivi de production, gestion des dossiers) pour garantir la fluidité et l'efficacité des opérations.

Note importante : Ce poste est un rôle stable et structurant d'assistance back-office. Il ne vise pas une évolution vers un poste de Chef de Projet à court ou moyen terme, afin d'assurer une pleine satisfaction et un engagement durable sur les missions confiées.

L'Assistant Back-Office Communication et Administration des Ventes aura les responsabilités suivantes :

1. Administration des Ventes et Suivi Opérationnel
- Gestion de la facturation et du suivi : Assurer la facturation et son suivi rigoureux.
- Gestion des dossiers : Gérer et archiver les briefs de communication et construire les dossiers d'appels d'offres avec validation du supérieur hiérarchique.
- Achats et Devis Fournisseurs : Demander les devis fournisseurs et les saisir sur le logiciel de gestion après validation du Chef de Projet ; valider les commandes et assurer leur suivi.
- Suivi des délais : Assurer un suivi rigoureux des délais de production et de livraison, en veillant au respect des engagements contractuels.
- Gestion de la qualité : Valider les fichiers (BAT) et prendre en charge les relectures/vérifications des supports de communication pour garantir la qualité et la conformité.

2. Support Administratif et Relationnel :
- Accueil et communication : Accueillir les clients et assurer les déplacements clients/fournisseurs.
- Communication interne/externe : Répondre au téléphone, gérer les mails et prendre en charge la relation et les échanges quotidiens avec l'équipe de production (interne ou externe).
- Ordonnancement des tâches : Ordonnancement et planification des tâches opérationnelles (via l'outil de gestion type Furious ou autre).
- Relation Fournisseurs : Gérer les relations avec les fournisseurs et veiller au respect des engagements contractuels et des délais.
- Achats divers : Gérer les achats divers (liés aux projets et à la vie de l'agence).

3. Contribution aux Projets et Amélioration des Processus :
- Support Projet : Assurer le rôle de second et d'accompagnateur sur les projets ; concevoir et rédiger les devis pour les Chefs de Projet.
- Intégration technologique : Contribuer à l'intégration et à l'optimisation des processus par l'utilisation de l'Intelligence Artificielle (IA) et des outils de pilotage.

Experience: 12 Mois

Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Assurer un accueil téléphonique,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Etablir un devis,Vérifier les conditions de réalisation d'une commande,Adapter sa pratique au flux et aux commandes des clients,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer le suivi des commandes et des livraisons,Assurer le suivi des dossiers clients,Etablir des éléments d'une commande,Gérer des réclamations et litiges,Gérer les ventes de la commande à la livraison, en s'assurant des délais convenus et de la conformité des conditions contractuelles aux procédures internes,Mettre à jour un dossier, une base de données,Négocier un contrat,Réaliser une étude technique et commerciale,Relayer de l'information,Respecter les délais convenus avec le client pour la livraison,Connaissance suite Adobe,Connaissance des outils IA ,Gestion de tâches multiples,Maîtrise des outils bureautiques Google Workspace,Respect des délais avec rigueur,Connaissance de l'univers Mac,Connaissance du Web, du Print et du e-marketing

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Activités des agences de publicité

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.