Assistant de Direction H/F - Université Reims-Champagne-Ardenne

L'Université de Reims Champagne-Ardenne recrute un.e adjoint·e Assistant(e) de direction au sein du service de la direction des ressources humaines.

Il/Elle aura pour mission d'assister l'équipe de la DRH dans l'organisation quotidienne du travail et contribuer au bon déroulement administratif des activités de la direction.

Sous l'autorité du directeur/trice des ressources humaines, il/elle assure l'ensemble des tâches administratives et financières pour permettre le bon fonctionnement de la direction ainsi que l'interface entre l'ensemble des personnels, des services et des composantes de l'université, avec les partenaires extérieurs et les usagers.

Mission 1: Assistance à l'organisation et au fonctionnement administratif de la direction.

- Assurer l'accueil physique et téléphonique au secrétariat de la direction des ressources humaines;

- Superviser l'astreinte téléphonique ;

- Gestion de la boite mail fonctionnelle de la direction des ressources humaines ;

- Apporter un appui administratif à la direction (planning des congés et des absences, accueil des nouveaux arrivants, ...)

- Enregistrer, diffuser, suivre et archiver les courriers entrants et sortants de la DRH (mails, courriers papiers);

- Éditer et suivre les parapheurs électroniques

- Élaboration et mise en forme de documents,

- Gestion documentaire (création d'une base de données de documents types) ;

- Garantir le respect de la confidentialité des données et informations traitées

- Préparation logistique et administrative : séminaires, réunions stratégiques, événements internes RH.

- Organisation de la journée des nouveaux arrivants.

- Appui à la préparation des instances de l'établissement

- Gestion de l'impression des cartes professionnelles pour le siège et certaines directions centrales.

- Gestion des besoins et commande des cartes professionnelles vierges pour l'ensemble de l'université.

Mission 2: Appui transversal, communication interne et gestion des moyens de la DRH

- Assurer la gestion des commandes et des fournitures de la DRH (suivi des stocks, commandes internes et auprès des fournisseurs)

- Participer au suivi budgétaire de la direction (suivi des dépenses et engagements, attestations du service fait)

- Assurer le rôle de référente pour le label qualité « Service Public + »

- Contribuer à la coordination interservices et à la fluidité des échanges internes

Connaissances

· Sens des relations humaines ;

· Sens de l'écoute, accueillante ;

· Réactivité, sens de l'organisation et de la priorisation ;

· Capacité rédactionnelle et maîtrise de la bureautique ;

· Polyvalence dans les tâches affectées ;

· Disponibilité ;

· Capacité à s'adapter aux changements, à faire face à des situations d'urgence ;

· Connaissance du domaine des ressources humaines.

Savoir-faire

· Maîtrise des logiciels spécifiques à l'activité ;

· Analyser, prioriser et planifier les tâches demandées ;

· Savoir produire des compte-rendu et notes ;

· Analyser et gérer les demandes d'information.

Savoir-être

· Autonomie et sens de la discrétion ;

· Sens du service public

· Rigueur/fiabilité dans la gestion des diverses données ;

· Qualités relationnelles ;

· Réactivité ;

· Force de proposition ;

· Esprit d'analyse et de synthèse.