Responsable de Pôle au Service des Parties et des Avocats H/F - Service Public

Le service de l'accueil des parties et des avocats (SAPA) est en charge des relations avec les demandeurs d'asile, leurs avocats, les différents organismes qui les accompagnent dans leurs démarches et l'OFPRA. Il accueil et oriente les requérants, leurs avocats et leurs accompagnateurs le jour de l'audience, et répond à leurs questions, sur place, par écrit ou par téléphone. Il met à la disposition des avocats les dossiers des différentes affaires et gère leur régime de convocation et d'indisponibilité. Il organise et participe directement à différentes présentations de la Cour et de ses activités à destination de toutes personnes intéressées.
Il/elle travaille en étroite collaboration avec l'ensemble des services de la Cour, ainsi qu'avec de nombreux contacts extérieurs. Ses missions d'accueil physique, réparties sur les deux sites d'audience, imposent par ailleurs des contraintes horaires spécifiques. Tous les agents du service participent directement à un tronc commun de tâches communes, et chaque agent participe en plus aux contacts avec des publics spécifiques au sein de trois pôles, animés par un chef de pôle : avocats, administrations, visiteurs occasionnels.VOTRE ENVIRONNEMENT PORFESSIONNEL :

Près de 600 personnes sont accueillies quotidiennement par le service. L'information du public est également assurée par téléphone (environ 2500 appels par mois, en moyenne) et par messagerie électronique, y compris pendant les périodes d'interruption des audiences. Le service est composé d'un chef et d'une adjointe, de catégorie A, d'un responsable de pôle de catégorie B et treize agents de catégorie C.

VOS MISSIONS :

Vous aurez en charge les activités suivantes:

- Animer l'équipe spécifiquement dédiée à l'ensemble des réponses écrites de premier niveau faites aux autorités administratives, notamment les préfectures et les différents ministères et d'assurer le suivi de ces demandes. Il/elle participe à l'activité de réponses écrites aux autres parties prenantes, y compris l'OFPRA;

- Animer l'équipe dédiée à la prise en charge des demandes de visites et de présentations de la Cour aux différents intervenants extérieurs. Il/elle participe directement à ces présentations et/ ou mobilise les acteurs internes pouvant les assurer;

- Assurer le suivi de ces présentations, participer en lien avec le chef de service à l'élaboration de l'offre de la Cour et présenter cette activité pour le rapport d'activité annuel;

- Assurer la formation des agents du service et participer, en lien avec le chef de service et son adjoint, à l'encadrement fonctionnel de l'activité des agents du service;

- Participer à l'activité d'accueil générale du service, sur place et par téléphone.

La pratique d'une ou plusieurs langues étrangères, en particulier l'anglais, constitue un atout pour le poste.

Conditions particulières d'exercice:

- Difficultés liées à l'accueil d'un public en situation de particulière vulnérabilité ;

- Flux de fréquentation variables ;

- Intermédiaire de communication entre les services juridictionnels et les parties ;

- Multiplicité et diversité des interlocuteurs ;

- Une contrainte spécifique pour une arrivée à 8h certains jours.

Une année complète d'exercice est indispensable pour acquérir une bonne connaissance du poste et des missions.

Une formation pourra être organisée au besoin afin de faciliter la prise de fonction.

Vous possédez les compétences et savoirs suivants :

Connaissances

Niveau expert

- Connaissance de la réglementation et des obligations de l'administration en matière d'accueil.

Niveau maîtrisé

- Connaissance du fonctionnement et de l'organisation d'une juridiction ; - Environnement administratif général ;

- Droit d'asile, procédure et contentieux de l'asile ;

- Connaissance des outils bureautiques et logiciels dédiés.

Savoir- faire

Niveau expert

- Capacité à s'organiser, à gérer son temps et prioriser ses tâches.

Niveau maîtrisé

- Techniques d'accueil physique et téléphonique ;

- Techniques de communication ;

- Expression écrite et orale ;

- Savoir rendre-compte.

Savoir-être

- Goût du travail en équipe et du contact avec le public ;

- Avoir un sens relationnel aigu, tout particulièrement avec les avocats. Il est nécessaire, à cet égard, de faire preuve à la fois de diplomatie, de calme et de fermeté ;

- Maîtrise de soi et neutralité ;

- Avoir un sens de l'initiative ;

- Aisance dans l'expression écrite et orale.