Secrétaire - Conseil Départemental de Mayotte H/F - Etablissements publics locaux

Intitulé du poste : Secrétaire des Archives départementales
Fonction : Secrétaire
Le cadre d'emploi : Adjoints administratifs territoriaux
Grade : Adjoint administratif, adjoint administratif ppal 2ème ou 1ère cl
- catégorie : C
Filière : Administrative
Le positionnement du poste dans l'organisation : Rattaché à la direction des Archives

Il assure le standard téléphonique et l'accueil des visiteurs. Il enregistre le courrier (départ et arrivée), met en forme les documents et réalise des travaux bureautiques pour l'ensemble de la direction. Il rédige les comptes rendus de réunion. Il gère le matériel de travail (fournitures/matériel d'entretien et produits) et assure le prêt des expositions itinérantes

- Assurer le standard téléphonique
- Gérer le courrier
- Réaliser des travaux bureautiques
- Rédiger les comptes rendus de réunion
- Gérer les fournitures
- Assurer la gestion du prêt des expositions
Assurer le standard téléphonique
- Répondre de manière claire et courtoise
- Orienter les appels en identifiant l'identité et la demande de l'interlocuteur
- Prendre des messages

Gérer le courrier
- Enregistrer le courrier à l'arrivée et au départ
- Distribuer le courrier après enregistrement
- Constituer le chrono courrier

Réaliser des travaux bureautiques
- Maîtriser les principaux logiciels bureautiques
- Respecter les modèles graphiques
- Mettre en forme les documents simples (bordereaux d'envoi, fiches de transmission, commandes de fournitures, courriers, etc.)
- Travailler avec rigueur et efficacité

Rédiger les comptes rendus de réunion
- Prendre des notes
- Synthétiser des notes
- Maîtriser la rédaction administrative
- Rédiger dans un français correct

Gérer les fournitures
- Recueillir des données pour établir les commandes
- Mettre en forme les commandes
- Réaliser les inventaires
- Gérer les stocks

Assurer la logistique du prêt des expositions
- Délivrer les expositions conformément au planning établi par le service des publics et de la communication
- Vérifier l'intégrité et le bon état des supports au départ et au retour
- Remplir avec exactitude les formulaires requis