Assistant Services à la Population - Mairie de l'Hermitage H/F - Communes

Au sein d'une collectivité, il ou elle accueille, oriente et renseigne le public.

- Activité Accueil physique, téléphonique et orientation du public:
Accueillir le public, prendre les messages et rediriger les personnes concernées vers les services compétents
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques et les courriels
Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
Présenter les documents d'information et de communication
Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
Suivi de l'affichage de l'information

- Activité Etat-Civil:
Recevoir les demandes, instruire les dossiers, établir les actes relatifs à l'état civil et éditer les pièces consécutives du dossier (naissances, décès, transcriptions de décès, reconnaissances, mariages, changements de nom, de prénom)
Instruire les dossiers de PACS
Tenue des registres d'état civil et relation avec le TGI pour l'état civil
Veille juridique

- Activités formalités administratives et gestion des salles :
Traiter les demandes d'attestations d'accueil, de livrets de famille, de recensement militaire, légalisation de signature, demandes de certificats divers,...
Gérer les réservations de salles communales pour les associations et les services de la Mairie.

- Activité secrétariat :
Rédaction de courriers relatifs aux dossiers instruits.
Frappe, mise en forme et impression de documents administratifs (Convocations, délibérations, procès-verbaux, comptes rendus, arrêtés, décisions,...), affichage des décisions, transmission via Mégalis (ACTES), diffusion et affichage.
Tenue des registres (arrêtés, décisions, délibérations),
Travaux administratifs divers : tableaux de suivi, publipostage, mise sous pli, etc. selon les besoins des services et les évènements communaux

- Activité gestion du cimetière :
Gestion des concessions et du site (Gescime)
Délivrance et contrôle des titres de concessions
Préparer les documents administratifs pour les inhumations/exhumations
Poursuivre la procédure de reprise des concessions
Interagir avec les opérateurs intervenant dans le cimetière
Veille juridique

- Activité gestion de la liste électorale :
Suivi du REU (Répertoire Electoral Unique) en lien avec l'INSEE et la Préfecture
Opérations relatives à la tenue de la liste électorale
Participation à l'organisation des différents scrutins électoraux
Suivi des jurés d'assises

- SAVOIRS :
- connaître les instances et les processus de décision de la collectivité
- maîtriser les techniques rédactionnelles
- connaître et respecter les procédures administratives
- comprendre les enjeux et modalités du recensement
- connaître et respecter les principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics
- maîtriser les techniques de secrétariat (dactylographie, écriture abrégée, prise de notes, etc.)

- SAVOIR FAIRE :
- adapter et organiser les services d'accueil dans un objectif de proximité (guichet unique, guichet annexe, etc.) ;
- optimiser la gestion des flux et les temps d'attente ;
- définir l'organisation logistique des bureaux de vote ;
- être capable d'assurer une veille réglementaire et juridique ;
- préparer les documents de suivi des décisions administratives ;
- appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre ;
- réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
- rechercher des informations, notamment réglementaires ;
- vérifier la validité des informations traitées.

- SAVOIR ETRE :
- avoir le goût pour le contact et l'accueil du public ;
- être capable de gérer des dossiers très variés ;
- avoir le sens de l'organisation et du service public (déontologie et discrétion) ;
- disposer de qualités relationnelles (Relations directes et permanentes avec la population et les organismes publics).