Secrétaire Administrative - Fontenay-Sous-Bois H/F - Communes

Sous l'autorité de la directrice de la crèche, effectue les tâches de gestion administrative, apporte un soutien technique, contribue au fonctionnement de la crèche.

- Assurer l'accueil physique et téléphonique du public
- Assurer la réception, le tri et le traitement des courriers et mails
- Rédiger des courriers, comptes rendus, protocoles communs, etc
- Assurer la mise en forme des documents
- Constituer et mettre à jour les dossiers des familles accueillies
- Préparer des dossiers en amont des réunions/commissions/réunions techniques avec la directrice d'établissement ou les partenaires et assurer la prise de notes
- Saisir la présence des enfants sur AGORA et relancer les assistantes maternelles pour la récupération des présenciers
- Participer à la facturation (édition des factures, mise sous pli, transmission des factures aux familles)
- Saisir et envoyer chaque début de mois les fiches de fréquentation à la direction petite enfance
- Constituer les documents de relais et les transmettre aux assistantes maternelles et aux familles après indication de la direction
- Tenir à jour un tableau de visibilité des accueils et des surnombres chez les assistantes maternelles
- Assurer la coordination et les relations avec les différents services municipaux, équipements d'accueil municipaux et l'élue à la petite enfance après indication de la direction
- Contacter les services de la mairie pour toutes les réparations, entretiens, interventions après indications de la direction
- Enregistrer et transmettre au magasin municipal les commandes des produits d'entretien
- Saisir les congés et les heures supplémentaires après validation de la direction
- Saisir le suivi des formations du personnel et la mise à jour

Connaissances pré-requises
- Techniques de secrétariat
- Outils informatiques (Word, Excel et messagerie)
- Logiciels AGORA et Astre (appréciés)
- Dispositifs des CAF dans le champ de la petite enfance

Compétences professionnelles
- Qualités relationnelles et rédactionnelles
- Sens des responsabilités et de l'accueil
- Esprit d'initiative
- Autonomie
- Capacité d'adaptation
- Discrétion