Secretaire Technique - le Havre H/F - Communes

Sous la responsabilité de la cheffe du secteur Comptabilité Travaux/Maintenance, vous assurez le suivi administratif et technique des activités du secteur en lien avec le service Maîtrise d'oeuvre (Etudes et Travaux) et la chargée de programmation (pilotage des MOE externes en phase Etudes), en appui aux équipes opérationnelles et comptables.

ACTIVITES PRINCIPALES

Elaboration et suivi des autorisations d'urbanisme liées aux chantiers, déclarations d'ouverture et d'achèvement de travaux, arrêtés de voirie, suivi et gestion documentaire des DT-DICT, tenue des tableaux de suivi.
Rédiger et mettre en forme des courriers, mails, RAR et documents techniques.
Contribuer à l'organisation logistique d'événements (inaugurations, visites de chantiers).
Classer et archiver des documents papiers et numériques.
Réaliser divers travaux d'impression et scanne de documents.
Gérer la reception de documents/courriers (RAR, DC4 etc ....).

ACTIVITES ACCESSOIRES
Assurer l'accueil physique et téléphonique de la direction en appui au secteur Gestion RH-secrétariat.
En période de pic d'activité (Avril à juin) aider le secteur marches pour la preparation des dossiers de notification des marchés

SPECIFICITES ET CONTRAINTES DU POSTE

Réactivité face aux urgences ou imprévus liés aux interventions techniques.
Fonction transversale entre différents services/secteurs de la direction.

COMPETENCES REQUISES

Connaissances et compétences techniques :
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
Aisance rédactionnelle
Connaissance des procédures administratives et comptables.
Connaissance de l'environnement technique du bâtiment (Etudes et travaux).
Savoir organiser et prioriser les tâches.

Compétences comportementales :
Rigueur et sens de l'organisation.
Réactivité et autonomie.
Esprit d'équipe et sens du service public.
Capacité d'adaptation et d'anticipation.
Discrétion professionnelle.

LIEU, JOURS ET HORAIRES DE TRAVAIL
Direction des bâtiments - 68, rue Gustave FLAUBERT
AOGT - 36h05/hebdo