Adjoint en Gestion Administrative de la Vae - Sfca H/F - Universite Toulouse Ii

MERCI DE CANDIDATER AVEC UN CV ET UNE LETTRE DE MOTIVATION

L'université Toulouse - Jean Jaurès recherche un Adjoint en gestion administrative de la VAE F/H - SFCA à temps partiel

La mission du Service de la Formation Continue et de l'Apprentissage (SFCA) est de coordonner et d'animer pour l'université la mission de formation continue et d'apprentissage déclinée dans toutes ses composantes. Ce service commun permet, avec l'engagement des équipes pédagogiques, de répondre à l'une des missions de l'université : accompagner tout au long de la vie les actifs vers l'obtention d'un diplôme ou d'une certification pour faciliter leur évolution professionnelle ou leur retour en emploi. Par ailleurs, le développement de l'apprentissage propose une véritable alternative de formation. Le SFCA est constitué de 34 agents ; il accueille plus de 5000 stagiaires et auditeurs par an. Vous intègrerez une équipe de 9 agents et serez rattaché-e hiérarchiquement à la Responsable du secteur FTLV.

Vos missions :

Informer, orienter et conseiller les publics relevant du dispositif de la VAE. :
- Accueillir et informer le public relevant du dispositif de la VAE.
- Gérer les adresses de messagerie et la plateforme France VAE afférentes au pôle VAE.
- Guider les candidats dans la construction de leur dossier de demande de recevabilité et vérifier la recevabilité administrative des candidats.
- Assurer la mise en relation des candidats avec les enseignants référents ainsi que le suivi.
- Effectuer un travail collaboratif avec les collègues du pôle validation des acquis et les enseignants.
- Informer et orienter les futurs stagiaires sur les possibilités de financements pour la mise en place d'un accompagnement et du jury.
- Participer aux journées portes ouvertes de l'établissement, aux salons/forums de l'emploi

Effectuer la gestion administrative et le suivi des dossiers stagiaires :
- Réceptionner et vérifier la conformité des dossiers de recevabilité des candidats.
- Développer le réseau interne du pôle en recherchant les enseignants référents VAE, les sensibiliser à la démarche VAE et transmettre les dossiers de demande de recevabilité dans les composantes pédagogiques.
- Transmettre les avis de recevabilité.
- Assurer la mise en place administrative des jurys et transmettre, en fin de procédure, les décisions aux candidats.
- Saisir les inscriptions administratives sur Apogée.
- Suivre l'édition des cartes MUT en lien avec la Direction de la Scolarité ou les éditer et les envoyer aux stagiaires.
- Établir et délivrer des attestations.
- Actualiser des bases de données et participer à la création et à l'évolution des documents.
- En collaboration avec l'équipe du pôle, gérer les demandes de devis et autres documents annexes / dossiers d'inscription conduisant à la mise en place des contrats/convention à éditer et transmettre aux candidats.
- Aider à la facturation.
- Saisir et suivre les données dans les divers outils spécifiques à l'activités : FCA Manager, Kairos, Apogée, EDOF

Compétences attendues :
Conditions de diplômes : BEP/CAP minimum
Expérience requise : 1 an sur des missions similaires
Connaissance de l'université, de son fonctionnement
Connaissance des dispositifs et de la réglementation de la formation professionnelle
Utiliser les outils spécifiques à l'activité (FCA Manager, Apogée, EDOF, France VAE, Sphinx)

Informations complémentaires :
- Type de contrat : CDD (remplacement départ à la retraite)
- Temps partiel : 50%
- Date de prise de poste : 04/05/2026
- Durée : 12 mois
- Localisation du poste : Université Toulouse - Jean Jaurès, Campus du Mirail 5 - allée Antonio
Machado 31058 Toulouse
- Rémunération : 1801 à 1841 € bruts/mois (pour un temps plein)
- Date limite de candidature : 20/02/2026
- Catégorie/Corps : catégorie C
Le poste est ouvert aux personnes en situation de handicap.

Experience: 1 An(s) - sur missions similaires

Compétences: Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Savoir planifier son activité (respect délais),Techniques de gestion administrative,Bases de données et logiciels bureautiques,S'exprimer de façon claire et concise

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.