Secrétaire de Direction H/F - Union Regionale des Professionnels de sa

Intitulé du poste
- Secrétaire de direction
- Poste basé au siège de l'association (Lille), sous l'autorité directe du président et en lien avec les instances associatives (bureau, CA.).

Missions principales
- Gérer l'agenda du président : prise de rendez-vous, arbitrage des priorités, organisation des temps de travail et de représentation.
- Assurer la gestion des mails et du courrier du président : tri, priorisation, réponses de premier niveau, rédaction et mise en forme des courriers et documents.
- Organiser les réunions de l'union : convocations, ordre du jour, préparation des dossiers, logistique (salles, visio), rédaction et diffusion des comptes rendus (bureau, CA, AG.).
- Coordonner les déplacements du président et des administrateurs : réservations, feuilles de route, dossiers de déplacement.
- Assurer le suivi administratif des dossiers du président et de la vie associative : archivage, mise à jour des bases de données, respect des échéances, suivi des pièces comptables (déclarations, rapports, conventions.).
- Assurer, chaque jour en fin de journée, la synthèse des informations reçues via la boîte mail du président ainsi que celles transmises par les chargées de mission.

Profil et expérience recherchés
- Expérience confirmée (minimum 3 à 5 ans) en tant secrétaire de direction ou de direction générale, idéalement en environnement associatif ou économie sociale et solidaire.
- Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (suite Office/Google, messagerie, outils de visio, agendas partagés, Canva).
- Excellentes capacités rédactionnelles en français : courriers, comptes rendus, notes de synthèse.
- Discrétion, sens de la confidentialité et loyauté dans la gestion des informations du président et des administrateurs.
Compétences et qualités attendues
- Sens de l'organisation, rigueur, excellente gestion des priorités et du temps.
- Capacité à anticiper les besoins du président et de l'association.
- Aisance relationnelle, sens du service, capacité à interagir avec des interlocuteurs variés (bénévoles, partenaires, institutions.).
- Réactivité, gestion du stress, capacité à gérer des imprévus (changements d'agenda, urgences, événements).

Éléments à ajouter dans l'offre
- Type de contrat CDD (évolutif), temps plein et fourchette de rémunération selon profil et expérience.
- Modalités de travail présentiel.

Experience: 3 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Mettre à jour un dossier, une base de données,Relayer de l'information

Langues: Français exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités des organisations professionnelles

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.