Assistant de Directeurs Generaux Adjoints - la Roche-Sur-Yon Agglomeration H/F - Structures de coopération territoriale

Service d'affectation :
- Pôle Services à la population et Pôle Développement, Aménagement, Planification.
- Agent placé sous l'autorité hiérarchique du Directeur Général Adjoint du Pôle Développement, aménagement et planification.
- Et sous la responsabilité fonctionnelle des Directeurs Généraux la responsabilité fonctionnelle des Directeurs Généraux Adjoints Pôle Développement, aménagement et planification et du Pôle Services à la population.

Contraintes et difficultés :
- Disponibilité en dehors des heures normales (ponctuellement).
- Prise de congés en coordination / articulation avec l'assistante du Pôle Équipements et Espaces Publics.

L'assistant des DGA a pour missions d'assurer l'accueil et le secrétariat des Directeurs Généraux Adjoints, d'organiser leurs agendas et de préparer les dossiers pour leurs rendez-vous. Une polyvalence est prévue avec l'assistante du DGA du Pôle Equipements et Espaces publics.

- Réceptionner et diffuser le courrier pour les DGA et les Directions du Pôle.
- Assurer l'accueil téléphonique.
- Gérer les rendez-vous et les plannings.
- Organiser les COTHEC/COPIL.
- Suivre le courrier électronique des DGA.
- Suivi des courriers et des notes.
- Participer aux réunions de travail sur sollicitation du DGA.
- Rédiger les courriers, les comptes-rendus de commissions et réunions et procéder à leurs envois.
- Préparer les réunions des DGA (commissions municipales, commissions d'agglomération, conseils municipaux, etc...).
- Suivi des délibérations et envoi le cas échéant en télétransmission au contrôle de légalité.
- Suivi de Chronotime et gérer les anomalies avec les directeurs.
- Classer et archiver les dossiers.
- Effectuer des recherches documentaires et juridiques.
- Suivi et gestion du plan de continuité d'activité.

- Bonnes pratiques des techniques modernes de secrétariat (Word, Excel, Outlook, Powerpoint, internet, intranet) et des logiciels métiers (AirDélib, IX Parapheur, Pléiade, GRU/GRC, Civil Finances, SIG, Chronotime).
- Bonne connaissance des Directions et de leurs missions.
- Expérience dans un service analogue.
- Disponibilité, efficacité, implication.
- Discrétion, polyvalence, diplomatie.
- Rigueur d'exécution.