Chargé de la Gestion des Ateliers du Soir - Assistant Administratif - Bourg en Bresse H/F - Communes

Au sein du secteur Personnels des Ecoles, et sous l'autorité du responsable du secteur, vous assurez :
La gestion complète des ateliers du soir
Le suivi administratif du secteur personnel des écoles en lien avec les responsables des pôles et la Direction des Ressources Humaines de la Ville

Mission 1: Assurer la gestion des ateliers du soir
- Etablir un diagnostic des besoins en comité de site (16 écoles, 3 fois/an)
- Rédiger les conventions et les fiches d'inscriptions, acheter le matériel nécessaire aux ateliers, préparer et assurer le suivi du budget
- Assurer le suivi des intervenants externes et internes (ETAPS, agents périscolaires...) et rechercher de nouvelles propositions (contrôle du déroulé pédagogique, rédaction des conventions...)
- Proposer une programmation cohérente avec les besoins exprimés, les orientations de la collectivité en lien avec les responsables de pôle
- Transporter exceptionnellement les enfants sur les sites extérieurs (Rucher, radio B, ...) si la progression pédagogique le nécessite (Restitution, séance exceptionnelle, disponibilité du matériel...)
- Proposer des pistes d'amélioration dans le fonctionnement des ateliers.

Mission 2: Assurer le suivi administratif du secteur personnel des écoles
- Recenser les besoins en recrutement, en formation et suivre les demandes de stage (vérifier les possibilités sur les écoles). Tenir un tableau de recensement des demandes en lien avec le secteur formation.
- Définir et mettre en oeuvre des procédures et outils nécessaires à la bonne gestion administrative des personnels des écoles
- Contrôler et transmettre les états d'heures des agents des écoles à la DRH
- Rédiger des CR ou relevés de décisions des réunions du secteur (réunion d'équipe, Comité de site, ...)
- Suivre, instruire et classer les demandes de Projet d'Accueil Individualisé
- Mettre en place le service minimum en cas de grève des enseignants et assurer le suivi administratif avec le pôle paie et l'Education Nationale
- Assurer un renfort au sein du secteur des Affaires Scolaires lors des pics d'activité (rentrée scolaire, inscriptions...)

Savoirs
Maîtrise de l'outil informatique, des logiciels métiers et bureautique
Aisance rédactionnelle et orale
Bonne connaissance du milieu scolaire
Connaissance des différents métiers (ATSEM, agent de restauration, propreté des locaux et animation périscolaire)
Connaissance de la réglementation spécifique au secteur (HACCP, accueil collectif de mineurs, règles de sécurité au travail, EPI...)

Savoirs faire
Capacité à fédérer autour d'un diagnostic ou d'un objectif
Capacité à réagir face à des situations imprévues (prise de décision)
Capacité à prendre des initiatives et à être force de proposition
Capacité à rendre compte de son travail
Capacité à travailler en équipe et en autonomie dans l'organisation du travail (définir des priorités)
Faire preuve de qualités relationnelles, sens de la communication et de l'écoute
Discrétion, disponibilité et rigueur