Agent Administratif - Gestion de l'Ecole des Copains - Commune de Beausoleil H/F - Communes

L'agent sera sous la responsabilité du Cheffe de Service "Enfance et Vie Scolaire" de la Ville de Beausoleil, vos missions sont :
- La gestion de l'Ecole des Copains ;
- Les tâches comptables ;
- Les tâches polyvalentes.

* Gestion de l'école des Copains :
- Accueil téléphonique et physique des divers interlocuteurs internes et externes (informer, orienter, transmettre, conseiller...) ;
- Gestion du personnel des écoles, rencontre avec les agents, suivi des plannings, suivi des congés et absences... ;
- Gestions des grèves ;
- Exercer les tâches de rédaction : mettre en forme les courriers, les notes de services, les supports écrits, compte rendu de réunion ... ;
- Elaborer, recueillir, traiter et filtrer les informations nécessaires ;
- Assurer le suivi des dossiers particuliers ;
- Assurer le suivi avec les directeurs et les enseignants ;
- Savoir trier, hiérarchiser et classer les informations réceptionnées ;
- Gestion du courriel électronique ;
- Utiliser les outils bureautiques (Internet, Intranet, Word, Excel, ...) ;
- Gestion de l'organisation et de la planification des manifestations liées aux écoles (réservation des lieux et du matériel, informer les correspondants : Croix-Rouge, police, collaborateurs,) (Carnaval, Noël, fête de fin d'année) ;
- Suivi des demandes de travaux dans l'école ;
- Préparation du Conseil d'école ;
- Déplacement régulier vers les établissements extérieurs ;
- Enregistrer, trier et traiter le courrier reçu.

* Tâches comptables :
- Suivi des dépenses avec contrôle des disponibilités budgétaires des dotations financières par classe ;
- Prise des connaissances et respect des procédures des Marchés ;
- Etablissement des bons d'engagement comptable (l'article, la nomenclature, ...) ;
- Déterminer leur imputation comptable (fonctionnement et investissement) ;
- Vérifier, enregistrer et transmission et des factures ;
- Suivre les livraisons (vérification des bons de livraison par rapport aux factures), relancer les fournisseurs ;
- Enregistrer et suivre les dépenses de la dotation par imputation dans les classeurs des écoles ;
- Suivi des demandes des commandes par classe et par école.

* Tâches polyvalentes :
- Remplacement ponctuel des ATSEM et des animateurs sur les temps périscolaires en cas d'absence des agents ;
- Classer et archiver les documents et les informations ;
- Gérer les stocks de matériel scolaire : produits pharmaceutiques, consommables informatiques ;
- Seconde les tâches réalisées dans les autres domaines : suivi des demandes des travaux, enregistrer les absences du personnel du service (ATSEM, AGENTS DE SERVICE) ;
- Ouverture des établissements scolaires et réception des commandes enseignant pendant les vacances scolaires (mobilier, fournitures scolaires, librairie).

Connaissances :
- Utiliser les outils bureautiques (Internet, Intranet, Word, Excel) ;
- Connaissance des démarches administratives.

Compétences :
- Prise d'initiative dans certaines situations d'urgence ;
- S'exprimer de façon claire et respectueuse, utiliser un vocabulaire correct ;
- Adapter sa communication en fonction de l'interlocuteur ;
- Rigueur administrative ;
- Organisation et mise en place de procédure adaptées aux exigences d'instructions des dossiers ;
- Être patient et méthodique ;
- Travailler en équipe et en relais avec le personnel du service et les services municipaux ;
- Exercer toutes autres tâches compatibles avec le grade ;
- Réelles qualités relationnelles ;
- Grande capacité d'organisation.

Comportement :
- Sens de l'écoute et de l'esprit d'initiative ;
- Droit de réserve ;
- Polyvalente.

Degré d'autonomie du poste :
Reçoit et comprend les instructions fixant l'objet du travail et les moyens dédiés.

Contraintes spécifiques du poste :
- Congés en dehors des périodes scolaires ;
- Polyvalence ;
- Horaires pouvant être modifiés en fonction des besoins de service.

Horaires :
- Temps de travail à 36 h 30 ;
- Lundi au vendredi : 8 h 30 - 12 h 00 / 13 h 30 - 17 h 30.