Adjt Adm-Assistant·e-Secrétaire pour la Direction et le Secrétariat Général-Drac Cvdl H/F - Service Public

Placé/e auprès de la Direction, sous l'autorité directe de la directrice et du directeur adjoint, le/la secrétaire assistant/e vient en appui de l'attaché de direction en assurant les tâches de secrétariat et d'accueil physique et téléphonique.

Dans le cadre de l'appui au secrétariat de direction, il/elle contribue à:

- la gestion de l'agenda (y compris électronique) de la directrice, du directeur adjoint et du secrétaire général,

- la préparation des déplacements en s'assurant des conditions logistiques (transports, parkings, réservations diverses...)

- la constitution des dossiers de réunion de la Direction;

- l'accueil téléphonique et physique des visiteurs, filtrage des appels,

- l'enregistrement et le traitement des courriels du secrétariat de direction, archivage

- l'enregistrement du courrier pour la Direction et répartition dans les différents services, copies éventuelles et archivage,

- l'enregistrement du courrier départ de la Direction, copies éventuelles et archivage

- la création de tableaux, courriers, documents utiles

- le suivi des télérecours

- la gestion des frais de déplacements de la Directrice et du directeur adjoint (sur Chorus DT)

- la gestion des congés de la Directrice régionale

- la numérisation et transmission des états de frais de déplacements et des demandes de congés des chefs d'UDAP après signature par la Direction.

- la gestion des fournitures pour la Direction

- l'envoi en nombre de plaquettes, flyers...aux élus et partenaires.

Il/elle supplée l'attaché de direction pendant ses absences pour congé, formation et maladie.

Au titre de l'appui au Secrétariat général, en l'absence de l'agent référent, il/elle procédera aux réservations des salles de réunion par les agents de la DRAC.

L'agent pourra se voir confier, par la Directrice ou le Directeur adjoint, toutes autres missions jugées utiles

Compétences techniques :

- Connaissance de l'organisation administrative

- Maîtrise du français

- Maîtrise des techniques de secrétariat et d'accueil du public

- La connaissance du Ministère de la Culture (organisation et missions) serait appréciée.

Savoir faire :

- Sens de l'organisation

- Parfaite maîtrise des outils technologiques

- Capacité à hiérarchiser les informations, les priorités

- Capacité à maîtriser l'environnement professionnel

Savoir être :

Ce poste nécessite

- de la loyauté

- un sens réel de la discrétion,

- de la rigueur

- une réelle capacité d'adaptation et rapidité d'exécution

- la capacité à travailler de manière transversale et à rendre compte

- la capacité à travailler en équipe