Assistant H/F - VINCI Facilities Copernic Ouest

Dans un monde en évolution permanente, VINCI Energies accélère la transition environnementale en concrétisant deux mutations majeures, numérique et énergétique. Ses équipes déploient des technologies et des solutions multitechniques sur mesure, de la conception à la réalisation, l'exploitation et la maintenance. Ancrées dans leurs territoires, agiles et innovantes, ses plus 2 100 entreprises sont au coeur des choix énergétiques de leurs clients, de leurs infrastructures et de leurs process pour les rendre chaque jour plus fiables, plus efficients et plus durables. VINCI Energies vise une performance globale, attentive à la planète, utile aux hommes et solidaire des populations.VINCI Facilities (18 M€ de CA, 75 collaborateurs) recherche son ou sa futur(e) Assistant(e) d'entreprise F/H à Cholet (49)

Sous la responsabilité du Chef de Groupe, votre missions principale sera d'assurer le support administratif et organisationnel des activités de l'entreprise.

Vous interviendrez sur des missions variées :

Gestion administrative et commandes :
Passage et suivi des commandes sous-traitants et fournisseurs ;
Gestion, classement et affectation des commandes client aux responsables.

Gestion des contrats :
Création et gestion des contrats de sous-traitance (maintenance / travaux) ;
Création et suivi administratif des contrats sensibles.

Suivi des fournisseurs :
Collecte et suivi des documents obligatoires pour chaque fournisseur.

Formations et habilitations :
Gestion des formations (en collaboration avec les RH) ;
Suivi et mise à jour du plan de prévention ;
Gestion des déplacements de l'équipe et des besoins en ressources matérielles (location véhicule).

Suivi administratif courant :
Gestion et suivi des emails ;
Mise à jour des plannings ;
Gestion des accès aux sites ;
Planification et coordination des sous-traitants en lien avec le responsable technique.

Missions secondaires :
Organisation d'évènements interne.

Vous êtes notre futur(e) Assistant(e) d'entreprise si vous vous reconnaissez dans le profil suivant :
Vous avez une formation administrative / gestion (Bac à Bac +2) ;
Vous avez une première expérience dans un poste similaire ;
Vous êtes autonome, organisé, rigoureux et savez travailler en équipe ;
Vous êtes à l'écoute en permanence et savez établir des relations de confiance avec différents interlocuteurs ;
Vous maîtrisez les outils informatiques et particulièrement Office 365.


Le poste pouvant nécessiter d'accéder à des informations relevant du secret de la défense nationale, la personne retenue fera l'objet d'une procédure d'habilitation, conformément aux dispositions des articles R.2311-1 et suivants du Code de la défense et de l'IGI 1300 SGDSN/PSE du 09 août 2021.