Gestionnaire Admission et Vie Étudiante H/F - Service Public

L'administration de l'établissement est organisée en onze services : la direction, le service des études, le service des relations internationales, le service de la recherche, la bibliothèque, le service des ressources humaines, le service des affaires financières et des achats, le service de la communication, le service informatique, le service de la sécurité, de la logistique et des bâtiments, l'agence comptable.
Le service des études, constitué d'une cheffe de service et de 12 agents, est responsable de la mise en oeuvre et de l'évaluation des programmes pédagogiques des cycles licence, master et HMONP, des admissions et du suivi de la scolarité des étudiants, de l'organisation de la vie associative et étudiante ainsi que du développement du réseau des diplômés.
Il assure ses missions en collaboration avec les instances dont notamment le conseil pédagogique et scientifique (CPS) et dans le respect de la règlementation en vigueur et en rend compte à la direction de l'école à ses organismes de tutelle (ministères, HCERES...).
Le service est organisé en deux pôles, chacun sous l'autorité d'un(e) adjoint(e) : un pôle chargé de la scolarité et de la coordination pédagogique et un pôle chargé de la vie étudiante, de la professionnalisation et de la politique d'admission.
Le service des études compte en outre trois ateliers pédagogiques : un atelier de fabrication bois, un fablab et un atelier photographie et vidéo.Placé sous la responsabilité de l'adjointe chargée du pôle admission, vie étudiante et professionnalisation, le gestionnaire suit les procédures d'admissions des étudiants dans les différents cycles de formation de l'école, gère des dossiers relatifs à la vie étudiante et professionnalisation, et contribue à l'organisation des évènements du service des études.

À ce titre, le gestionnaire exerce les missions suivantes :

1/ Participer à la mise en oeuvre de la procédure d'admission en binôme avec un autre gestionnaire en charge des admissions :
- Secrétariat de la commission d'admission, composée d'enseignants de l'école ;
- Paramétrage des logiciels de gestion des candidatures ;
- Gestion du processus d'admission (traitement des dossiers, organisation des entretiens de sélection, convocation des candidats, information aux jurys, suivi des résultats) ;
- Accueil et orientation des candidats ;
- Informations aux candidats post-admission
Le gestionnaire pourra intervenir en appui pour les inscriptions administratives.

2/ Gérer les dossiers liés à la vie étudiante et professionnalisation
- Suivi administratif des moniteurs étudiants du service des études volet pédagogique (lancement des fiches de poste, réception et suivi des candidatures, suivi des services faits), notamment sur le suivi des étudiants admis dans le cadre du programme égalité des chances (tutorat, appui personnalisé, accueil sur le site)
- Mise à jour de la base de données des anciens diplômés de l'école
- Mise à jour des informations relatives à la vie professionnelle, telles que les offres de stage/ d'emploi sur un site en intranet à destination des étudiants et jeunes diplômés.

3/ Contribuer à l'organisation des évènements du service des études, tels que les journées portes ouvertes, les journées européennes du patrimoine, les journées nationales de l'architecture, les entretiens d'admission, le forum des stages et d'autres évènements liés à la vie étudiante et à l'animation du réseau des diplômés (Alumni) en lien avec l'adjointe vie étudiante et le service de la communication de l'école :
- Réservation des espaces, organisation des accueils, suivi budgétaire
- Diffusion de supports de communication (invitations, affiches, ...)
- Gestion des invitations et des participations des services de l'école
- Supervision du déroulement opérationnel le jour J

Ces missions pourront évoluer selon les compétences et les souhaits du gestionnaire, tout en s'inscrivant dans le cadre d'actions menées par le service des études.

Brève description du profil :
- Niveau d'expérience minimum requis : 2 à 5 ans d'expérience professionnelle minimum. De préférence dans le secteur de l'enseignement supérieur ou dans une structure liée à l'architecture.
- Niveau d'études/diplômes requis : Bac +2 minimum dans les domaines de la gestion administrative, du secrétariat administratif, de l'assistance juridique, de la communication

Compétences techniques :
- Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et de la gestion de la scolarité des établissements d'enseignement supérieur, notamment en architecture.
- Connaissance des procédures d'admission dans l'enseignement supérieur (ParcourSup, MonMaster...).
- Compétence en planification de projet.
- Maîtrise des outils bureautiques (Word et publipostage, Excel et tableaux croisés dynamiques, PowerPoint) des outils collaboratifs (Teams, SharePoint) et de logiciels de gestion scolaire ou de CRM (Taïga, Oasis, AlumForce, autre). La maîtrise d'outils de PAO (Photoshop, Canva, InDesign, autre) est un plus.
- Connaissances générales des principes de communication sur le web, par courriel et sur les réseaux sociaux (Instagram, LinkedIn, WhatsApp...)

Savoir-faire :
- Capacité à travailler efficacement en équipe et en réseau.
- Capacité à générer du lien facilement et à s'adapter à différents types d'interlocuteurs (lycéens, parents, étudiants, enseignants, professionnels, diplômés...)
- Aisance dans la prise de parole en public.
- Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément et à respecter des délais.
- Capacité à rédiger et mettre en page des documents de communication claire auprès de différents publics.

Compétences comportementales :
- Sens aigu du service à l'usager.
- Intérêt et curiosité pour le secteur culturel, l'architecture et l'enseignement.
- Sens de l'organisation, rigueur et méthode dans la gestion des tâches.
- Autonomie, réactivité et créativité pour proposer des améliorations continues.
- Qualités relationnelles.

Langues : préciser le niveau demandé
- Très bonne maîtrise de la langue française (écrit et oral, niveau C2).
- Connaissances en anglais souhaité, niveau A2/B1.
- La connaissance d'autres langues que l'anglais est un plus.