Gestionnaire Scolarité et Pédagogie H/F - Universite D'orleans

Mission
Au sein de l'UFR Lettres, Langues et Sciences Humaines (LLSH) de l'Université d'Orléans, votre mission consiste à accueillir, informer et renseigner les enseignants et les étudiants au niveau pédagogique et les orienter vers le bureau adéquat si besoin.
Vous participerez à la campagne des inscriptions administratives (IA, PJWEB, transfert accueil, VAEP, etc.) et vous assisterez la responsable du bureau dans la préparation des examens

Activités principales
Sous la responsabilité du responsable de la scolarité administrative vous serez amené à :
- Accompagner les étudiants : les recevoir, les conseiller et les accompagner dans leurs démarches administratives, les orienter vers le bureau adéquat si besoin.
- Diffuser des informations d'ordre pédagogique ou pratique par tout moyen (affichage, messagerie). Cette mission est
assurée en alternance au sein du secrétariat pédagogique et de la scolarité afin que l'accueil aux usagers soit assuré 5j par semaine

- Accompagner les enseignants dans leurs tâches pédagogiques.
- Adresser les listes de diffusion des étudiants aux enseignants et si besoin les accompagner dans l'envoi des mails aux listes d'étudiants.
- Gérer les clés des salles spécialisées (informatiques), des casiers et des bureaux enseignants.
- Préparer les sorties terrain avec les enseignants (demandes de devis et de réservation, liste des présents).
- Gérer les absences des étudiants (justificatifs) et informer le Bureau des Licences avant les jurys des semestres.
Sur demande des enseignants, remettre les copies des contrôles continus à l'étudiant concerné sur présentation de sa carte d'étudiant
- Assister les enseignants dans leurs tâches administratives et logistiques liées à la formation : distribuer leur courrier, diffuser des informations internes et externes en relation avec le fonctionnement de l'UFR.
- Informer le bureau du personnel enseignants des absences d'enseignants et en informer les étudiants concernés.
- Participer à la logistique de préparation de réunions. Participer aux réunions de départements. Saisir, mettre en forme, éditer, diffuser des documents (relevés de décision comptes rendus. Informer le responsable administratif des problèmes rencontrés. Classer et archiver des documents (courriers, livrets etc.).
En complémentarité de l'opérateur logistique, relire et contrôler les demandes d'envoi d'impression des enseignants à la société de reprographie extérieure. Assurer l'interface entre le service de reprographie et l'UFR.
- Récupérer les travaux de reprographie et les distribuer dans les casiers ou bureaux des enseignants.
- Préparer les sessions d'examens de la licence professionnelle de cartographie en lien avec le responsable de la formation : gestion des sujets, élaboration du planning, des PV d'épreuves et des listes d'émargement, prévoir les surveillances.
- Participer à la campagne de préparation des examens de l'UFR : PV d'épreuves - préparation des convocations aux examens et participer aux permanences.

Venir en appui de la scolarité administrative lors des pics d'activité :
Participer à la campagne « Etudes en France » (mars - avril) Licences et Masters.
Gérer la campagne de réorientation des L1 en relation avec la DOIP ainsi que le suivi de la campagne des demandes de césure avec la DOIP.
Participer à la campagne des inscriptions administratives de juin à septembre.
Gérer les demandes de validation d'acquis (VAPP) et les demandes de transferts de départ des étudiants.

PROFIL RECHERCHÉ
Formation et expérience professionnelle
Formation en lien avec la gestion pédagogique/administrative
Bonne maitrise des outils bureautiques (Word, Excel)
La connaissance du logiciel Apogée est un plus

Compétences et qualités requises
Savoir respecter un planning.
Savoir gérer le contact direct avec le public.
Savoir travailler en équipe.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Règlement intérieur, consignes de sécurité, règles de vie collective,Surveiller la ponctualité, l'assiduité des élèves aux cours, contrôler les justificatifs

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.