Secrétaire Administratif Instruction des Déclarations d'Activité des Prestataires de Formation H/F - DRIEETS Ile de France

Missions du Département du Contrôle de la Formation professionnelle :

- Contrôle, sur place et sur pièces, au regard de la réglementation applicable à la formation professionnelle : des prestataires de formation (actions de formation, bilan de compétences, VAE, formation par apprentissage), soit 37 000, des organismes chargés de réaliser des conseils en évolution professionnelle, des actions conduites par les employeurs lorsqu'elles sont financées par des fonds publics, des missions locales, des commissions agréées pour prendre en charge les projets de transition professionnelle

- Contrôle de l'affectation et de la bonne utilisation des aides du FSE

- Instruction des déclarations d'activité des prestataires de formation

- Information et conseil des professionnels sur la réglementation de la formation professionnelle

- Suivi et mise à jour des fichiers

Le département compte également une mission régionale d'inspection-contrôle cohésion sociale (MRIICE).

Effectif du département (répartition par catégorie) : 34 agents (1A+, 26 A, 4 B, 3 C)Activités principales :

- Procéder à l''instruction normale des demandes d'enregistrement des déclarations d'activité des prestataires de formation via l'application MAF (Mon Activité Formation), dans le respect des délais réglementaires et dans le cadre de la procédure
d''instruction mise en place dans le service. Demander des pièces complémentaires au demandeur. Savoir repérer le cas échéant les dossiers frauduleux.

- Traitement et rédaction des décisions de refus d'enregistrement des déclarations d'activité.

- Proposer les accords et les refus au chef de service en vue de la signature des décisions.

- Renseigner le public pour les dossiers qui lui sont attribués, via l'outil dédié, par mail ou téléphone.

- Répondre aux questions posées par courriel ou sur l'applicatif dédié.

- Classement des anciens dossiers de DA (papier) et classement des dossiers numérisés sur l'espace commun.

- Participation aux réunions de service et de département.

Le/La gestionnaire peut être appelé-e, à la demande du chef /de la cheffe de service, à travailler sur d'autres axes d'intervention, en fonction de la charge d'activité du service (exonération de TVA...).

Compétences requises sur le poste:

Savoir analyser les dossiers de déclaration d'activité (contrats et conventions, programmes de formation, titres et qualités des formateurs). savoir rédiger des courriers et documents administratifs (réponse à une demande, décision), savoir motiver une décision.

Maîtriser les outils bureautiques (Word, Power Point, usage d''internet, Excel). Savoir s'approprier les applications spécifiques du service.

Connaissances:

Connaissance de la réglementation et de l''environnement de la formation professionnelle et des principaux interlocuteurs (financeurs).