Office Manager H/F - France Travail

Qui sommes-nous ?

INTERFACES, acteur majeur de l'innovation, est le leader français de l'accompagnement des entrepreneurs et des territoires.

Depuis plus de 30 ans, nous soutenons les créateurs d'entreprises, animons des communautés d'entrepreneurs partout en France, gérons des incubateurs, pépinières et tiers-lieux, et développons des programmes d'open innovation avec des ETI et grands comptes pour inventer l'économie de demain.

Missions Interfaces

Début 2025, la Communauté de Commune de Montbardois a ouvert un tiers lieu Quai N°3 dédié à l'animation de la communauté locale. Elle en a confié l'animation ainsi que la gestion opérationnelle du site à Interfaces.
Cet espace de développement économique possède différentes offres : espace de coworking, location de salles.

Vos missions :

Vous jouerez un rôle essentiel dans la gestion et le développement du site. À ce titre, vous contribuerez activement à la communication et au rayonnement du lieu, veillerez à la bonne gestion opérationnelle du site et, surtout, vous assurerez que les visiteurs s'y sentent bien accueillis et accompagnés.

Un Chargé de missions complète l'équipe Interfaces.

Vos missions principales seront :

1 / Gérer la partie administration / services généraux du site

- Accueil physique et téléphonique du site,
- Intendance du bâtiment (appel des prestataires, demandes de devis, prise des rdv et suivis d'interventions),
gestion du WIFI.
- Gestion locative et administrative des espaces (salle de réunion, espace de co-working) facturation mensuelle
(entreprises extérieures), suivi des paiements, suivi et mise à jour de différents tableaux de bord (Taux de remplissage,
suivi entreprises, locations, recettes, contacts...), gestion administrative des courriers .,
- Mise à jour du fichier client,
- Relais des règles de vie du site auprès des locataires du Tiers lieu,

2 / Gérer et animer les réseaux sociaux afin de promouvoir le site et optimiser sa visibilité sur le territoire

3 / Appuyer le chargé de missions dans l'animation et l'évènementiel du lieu

- Secrétariat, soutien à l'animation et aide à l'organisation et préparation de réunions,
- Assistance lors d'organisation d'événements (petits déjeuners, ateliers, évènements partenaires..), préparation des
salles de réunions.,
- Aide au suivi de l'activité mensuellement (tableaux de bord, reporting),
- Aide au recueil de données et participation à la rédaction du rapport d'activité annuel.

Qualités et compétences requises :

- Diplômé(e) d'un Bac +2 (au minimum) en administration / comptabilité,
- Expérience réussie en assistanat de direction, assistance administrative,
- Maîtrise de la facturation,
- Réelles qualités rédactionnelles, orthographe irréprochable,
- Maîtrise du pack office indispensable,
- Organisé(e), rigoureux(se), autonome,
- Sens de l'accueil, un très bon relationnel.

Experience: 2 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Conseil pour les affaires et autres conseils de gestion

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Etre force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.