Secrétaire Technique et Dministratif - Departement du Jura H/F - Conseils départementaux

Engagé en faveur de l'égalité des droits et des chances, le Département du Jura souhaite prévenir les discriminations et promouvoir la diversité.
Le Conseil Départemental du Jura (1300 agents permanents, 382 millions d'euros de budget) recrute pour son Service Laboratoire Départemental d'Analyses, un/e secrétaire technique et administratif/ve à temps complet.

MISSION, CADRE ET CONTEXTE DU POSTE

Placé/e sous l'autorité hiérarchique du responsable adjoint de la mission Administrative et logistique, il/elle est chargé/e de recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement technique et administratif du service, et au traitement des dossiers dont il/elle a la charge.

ACTIVITES PRINCIPALES :

- Élaborer des devis intégrant des paramètres techniques (matrices, méthodes analytiques, délais, sous-traitance, exigences réglementaires), en lien étroit avec les responsables techniques.
- Participer aux projets d'amélioration des outils liés à la relation clients, notamment ceux concernant la gestion et l'envoi des devis.
- Contribuer à la satisfaction client en respectant les délais d'envoi des devis, en garantissant la conformité des demandes
- Mise à jour des tableaux de suivi et des indicateurs associés.
- Gérer en première suppléance, des demandes spécifiques ou des échantillons pour la sous-traitance en lien direct avec les laboratoires sous-traitants ;
- Accueillir les clients, tant physiquement que par téléphone, et répondre à leurs demandes en apportant un premier niveau de renseignements.
- Assurer ces activités dans le respect des exigences des référentiels qualité et d'accréditation.

ACTIVITES SECONDAIRES :

- Réceptionner et enregistrer dans le LIMS du laboratoire, les échantillons selon les spécificités de chaque secteur analytique, revoir et comprendre la demande du client ;
- Editer et envoyer les résultats d'analyses, les factures de prestations d'analyses ;
- Mettre sous pli des envois en nombre, suivre et mettre en forme des dossiers administratifs ;
- Réaliser des travaux de bureautique, tri, classement et archivage de documents ;
- Participer à l'élaboration des procédures qualité.
- Réaliser occasionnellement des travaux de bureautique, tri, classement et archivage de documents ;

CONDITIONS D'EXERCICE ET MOYENS TECHNIQUES
- Horaires de travail : 39h par semaine ;
- Horaires d'ouverture du laboratoire : 8h30 - 12h30 ; 13h30 - 17h ;
- Utilisation des outils bureautiques : LIMS (Diplabo), Excel, Word, PowerPoint, Outlook, internet ;
- Déplacements : non.

SECURITÉ SANTÉ ET CONDITIONS DE TRAVAIL
- Respect des règles d'hygiène et des consignes de sécurité
- Travail sur écran.

CADRE STATUTAIRE
- Catégorie C - Filière administrative
- Recrutement par liste d'aptitude, par voie de mutation ou détachement ou à défaut par voie contractuelle.

PRÉREQUIS (diplôme, expérience, habilitation, permis de conduire...)
- Bac à Bac +2 : domaine scientifique / commercial ;
- Expérience dans le domaine technique laboratoire et commercial.

COMPETENCES TECHNIQUES
- Aisance à l'utilisation des chiffres et des outils informatiques.
- Être en capacité d'absorber la charge de travail selon les pics d'activité,
- Savoir s'adapter rapidement aux demandes plurielles des clients tout en veillant au strict respect de l'image du laboratoire à l'extérieur et de l'accréditation du laboratoire ;

QUALITÉS
- Strict respect de la confidentialité, impartialité, discrétion, écoute ;
- Rigueur, sens de l'organisation et polyvalence renforcée ;
- Sens du travail en équipe et très bon relationnel.