Agent Administratif et Accueil - Commune d'Arles H/F - Communes

Poste rattaché au Directeur du Centre Social

- Accueillir, renseigner et orienter les usagers à l'espace de réception (connaissance des partenaires institutionnels et de l'environnement social)
- Recueillir la demande de l'usager et faire remonter l'information via les outils mis en place ou à mettre en place (cahier de liaison, ...)
- Réceptionner les appels téléphoniques, orienter vers l'interlocuteur adapté ou prendre un message
- Contrôler l'accès et la circulation des personnes au sein de la structure
- Réaliser la gestion du courrier (collecte, tri, distribution, ...)
- Effectuer des tâches administratives courantes (classement, saisie informatique, préparation de courriers, affranchissement, ...)
- Actualiser l'affichage et les plaquettes d'information mises à disposition des usagers et salariés
- Coordonner le planning d'occupation des salles d'activités, des minibus et des permanences sociales le cas échéant.
- Utiliser le logiciel d'inscription, facturation et de suivi des présences
- Travailler en collaboration avec le reste de l'équipe pour garantir la constitution administrative des dossiers
- En charge de la caisse : effectuer l'encaissement et le suivi des paiements, établir des reçus et effectuer mensuellement un état de caisse
- Effectuer des prises de note et établir les comptes rendus de réunion

- Connaissances bureautiques (word, excell)
- Connaissance des techniques de communication et de prévention et gestion des conflits
- Bon contact relationnel
- Aptitude au travail en équipe
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Qualités d'organisation
- Droit de réserve
- Autonomie
- Force de proposition
- Rigueur