Agent de Gestion Administrative - C.C.A.S. de Roubaix H/F - Centres communaux d'Action Sociale

De compétence départementale, la Pouponnière BOUCICAUT est un établissement public géré par le C.C.A.S. de ROUBAIX.
Suite à d'importantes problématiques psychosociales parentales ne permettant pas le maintien au domicile, l'établissement reçoit de très jeunes enfants âgés de quelques jours à 3 ans, dans le cadre d'un accueil administratif ou d'un accueil ordonné par le Juge des enfants.
La pouponnière fonctionne 7 jours/7 pendant toute l'année.
Pour assurer ses missions et permettre un accompagnement adapté des enfants, la Pouponnière est dotée d'une équipe pluridisciplinaire affectée au sein des différents services socio-éducatifs, administratifs et généraux.
Cet établissement accueille 30 enfants de 0 à 3 ans (3 unités de 0 à 18 mois et 2 unités de 18 à 36 mois).

Placé.e sous l'autorité hiérarchique de la Directrice de la pouponnière, vous assurez l'accueil physique et téléphonique ainsi que des tâches de secrétariat courant. Vous travaillez en binôme avec l'Assistante administrative.

- Assurer l'accueil physique et téléphonique et gérer les accès à l'établissement :
- Recevoir, orienter, conseiller et renseigner les interlocuteurs - réorienter si nécessaire vers l'interlocuteur compétent ;
- Répondre aux appels téléphoniques, filtrer, transmettre les appels et prendre les messages ;
- Hiérarchiser les demandes et interpeler selon le caractère d'urgence ou de priorité ;
- Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et informations ;

- Gérer le courrier et assurer des tâches de secrétariat :
- Réceptionner et enregistrer le courrier ;
- Saisir et mettre en forme des courriers, des comptes-rendus, des rapports... ;
- Assurer le suivi de tous les documents nécessaires au bon fonctionnement de l'établissement ;
- Créer des dossiers pour le suivi administratif des enfants ;
- Mettre à jour les tableaux de bord de suivi de l'activité ;
- Photocopier et assembler des documents ;
- Trier et classer ;
- Rechercher et diffuser des informations.

Rythme de travail : lundi au vendredi - 19h00/semaine - horaires fixes - pose de congés et absences à planifier avec l'Assistante administrative afin d'assurer la continuité de service.

- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales ;
- Maîtrise des procédures et circuits administratifs ;
- Maîtrise des outils bureautiques (word, excel, outlook) ;
- Connaissance des techniques d'accueil et de secrétariat ;
- Maîtrise de l'orthographe, de la grammaire et de la syntaxe ;
- Sens de l'accueil et du service public ;
- Capacité à faire face à un public en difficulté ;
- Diplomatie ;
- Capacités organisationnelles et rigueur administrative ;
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément ;
- Aisance relationnelle ;
- Discrétion, confidentialité, respect des règles de déontologie ;
- Capacité à travailler en équipe.