Assistant Administratif Séjours Vacances et Classes Environnement - Noisy·le-Grand H/F - Communes

Sous l'autorité hiérarchique du Coordinateur Séjours Vacances et Classes Environnement, vous êtes en charge de la gestion des inscriptions et de la gestion administrative.

À ce titre, vos missions se décomposent comme suit :

Gestion des inscriptions :

- Accueil téléphonique et physique du public
- Gérer et contrôler les inscriptions des enfants aux séjours vacances et classes environnement
- Transmettre ces données aux prestataires concernés
- Suivi des dossiers administratifs des enseignants pour les classes environnement
- Préparer les différents courriers aux parents : invitations aux réunions d'information, convocations départs...
- Constituer les dossiers d'inscription enfants (fiche sanitaire, trousseau, badges...)
- Gérer les prêts de vêtements ski

Gestion administrative :

- Participer à l'organisation générale des séjours vacances et des classes d'environnement (planification, suivi des dossiers, réunions...)
- Assurer le suivi administratif de chaque séjour et les situations des impayés.
- Assurer le lien avec l'Éducation nationale au niveau des classes d'environnement, notamment lors des absences du coordinateur.
- Assurer le lien avec les prestataires de service au niveau des séjours vacances, notamment lors des absences du coordinateur.
- Suivi des relations avec des prestataires de service et des enseignants
- Assurer des départs et retours classes d'environnement et séjours de vacances
- Contrôler le fonctionnement des blogs et messageries pendant les séjours
- Assister le coordinateur dans le suivi et l'évaluation des prestations et la réalisation de bilans
- Paramétrage des séjours vacances
- Paramétrage de la facturation et des frais médicaux
- Gestion des bons de commande
- Gestion des arrêtés pour l'indemnisation des enseignants
- Élaboration de statistiques

Contraintes particulières du poste :

- Contraintes d'horaires tôt le matin ou tard le soir
- Possibilité de travailler le week-end lors des départs et des retours des séjours
- Réunions familles le soir

Profil et compétences requises :

Connaissances :

- Fonctionnement des collectivités territoriales
- Fonctionnement du milieu scolaire
- Finance et comptabilité publique

Compétences techniques ou savoir-faire :

- Maitrise du suivi budgétaire et comptable
- Maitrise des outils informatiques et bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Access)
- Maitrise des techniques de secrétariat (élaboration de plannings, transmission et classement d'informations, mailings...)

Aptitudes :

- Aisance orale
- Aisance rédactionnelle
- Capacité à travailler en équipe
- Esprit d'initiative et autonomie
- Rigueur et sens de l'organisation
- Anticipation et réactivité
- Sens de l'écoute
- Discrétion professionnelle