Chef-Fe de Bureau au Service Facturier - Pôle Marché H/F - Université de Lille

L'agence comptable comprenant une soixantaine d'agents est constituée de 5 services : comptabilité générale/droits universitaires/immobilisations, Recettes, Dépenses, Contrôle paye et missions spécifiques.

Le service dépenses facturier gère plus de 80 000 factures annuelles dématérialisées ou non et les marchés de travaux, de recherche et d'équipement.

Le service dépenses Facturier est composé de 23 personnes : 1 assistant facturier, 1 correspondante Démat, 5 cheffes de bureau, 15 gestionnaires et 2 vacataires administratifs sous l'autorité du responsable du service, de son adjoint et de l'Agent Comptable.
Le pôle Démat5 est composé de 3 personnes (1 responsable et 2 gestionnaires).Activités principales et associées :

Pilotage et organisation du pôle :

- Organiser, planifier et superviser l'activité du pôle facturier « marchés de travaux et GE ».
- Définir et mettre en oeuvre des procédures internes sécurisées et harmonisées.
- Suivre les indicateurs d'activité (délais de paiement, volumes, rejets, litiges).
- Proposer et conduire des actions d'amélioration continue.

Management et encadrement :

- Encadrer fonctionnellement, animer et accompagner une équipe de deux agents.
- Répartir les tâches, fixer les priorités et assurer le suivi de l'activité.
- Identifier les besoins de formation et accompagner la montée en compétences.
Gestion et contrôle des factures de travaux
- Superviser le traitement des factures, situations de travaux, gestion des avances et retenues de garanties et révisions de prix notamment.
- Vérifier la conformité des pièces (marchés, bons de commande, déclaration de sous-traitance, ordres de service, PV de réception, décomptes).
- Contrôler l'application des clauses contractuelles et réglementaires (CCAG Travaux, TVA, pénalités, avances, retenues de garantie).
- Assurer le suivi des rejets, litiges et avoirs en lien avec les services concernés.

Coordination et relations fonctionnelles :

- Travailler en lien étroit avec la DGDTeil, la direction de la commande publique, les services ordonnateurs et la DGDAF
- Être l'interlocuteur privilégié des fournisseurs pour les questions de facturation.

Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l'environnement professionnel :

- réglementation financière
- règles de droits public

Savoir-faire opérationnels :

- Logiciel SIFAC souhaité
- techniques de comptabilité souhaité
- analyser les données et les conventions
- organiser son activité et respecter les délais
- proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service
- travailler en équipe
- faire preuve de pédagogie
- rendre compte

Savoir-faire comportementaux :

- savoir faire preuve d'initiative
- qualités relationnelles
- intégrité
- médiation
- confidentialité : devoir de réserve
- rigueur et organisation
- réactivité et disponibilité