Référent·e Admissions H/F - Université de Lille

MISSIONS

La Direction de la Scolarité est présente sur 4 campus (Cité Scientifique, Pont-de-Bois, Moulin et Santé) et compte 53 agents.
Elle assure les missions relatives à la gestion du parcours de l'étudiant (admission, inscription, diplomation) et son suivi
(accompagnement à la réussite).

Le référent admission coordonne les campagnes annuelles d'admission pour l'Université de Lille
Dans ce cadre, il assure l'encadrement fonctionnel des référents admission des relais scolarité, et constitue un interlocuteur privilégié des composantes. Il impulse des process ou protocoles d'un collectif d'acteurs (dgdum, relais, composante ...) et doit à l'égard de ce collectif démontrer une expertise relative aux admissions.

Il est placé sous l'autorité de la directrice et la directrice adjointe de la Direction Scolarité.

Il constitue un binôme avec le référent Inscriptions administratives, et est amené à contribuer également à ses missions.

ACTIVITÉS

1/ Piloter le réseau des acteurs des campagnes d'admission (relais scolarité, composantes...) en lien avec la DGDNum
- Assurer l'encadrement fonctionnel des référents admission des relais scolarité
- Assurer l'expertise relative aux admissions à l'égard d'un collectif d'acteurs : composantes, relais scolarité, dgdum, service communication...

2/ Organiser les campagnes d'admission au regard de la réglementation nationale et du cadrage de l'université de Lille : impulser des process ou protocoles
- Préparer les calendriers des campagnes d'admission en lien avec les acteurs concernés (ministère, composantes, directions et relais scolarité).

- Piloter et coordonner le paramétrage de l'outil local de candidature (eCandidat) et des outils nationaux d'admission (Mon Master, Etudes en France).
- Participer à la communication relative aux campagnes d'admission : préparation d'évènement, mise à jour des éléments de communication
3/ Piloter le suivi des campagnes :
- S'assurer du bon déroulement, réaliser des points d'étapes et bilans en vue notamment de la tenue des Conseils de la Formation et de la Vie Universitaire et des Comités de direction Formation.
- Coordonner en lien avec les relais l'assistance fonctionnelle aux utilisateurs des outils de candidature, mise en place de la documentation fonctionnelle, conception et mise en oeuvre de la formation des utilisateurs.
4/ Evaluer et proposer des actions d'amélioration du processus dans le but d'améliorer la qualité de service.
5/ activités associées
-Contribuer à l'activité du référent IA selon les besoins d'activité
-Veiller à la mise en oeuvre de la réorientation des étudiants, en lien avec la direction de l'Orientation

Enjeux et contexte :
- Améliorer la qualité de l'accueil et du service rendu aux usagers dans le cadre de la démarche SP+
- Favoriser la montée en compétence des acteurs des référents admissions dans les relais scolarité
- Veiller à l'accompagnement des composantes

Le poste est ouvert aux agents titulaires de catégorie A (équivalent ASI) par voie de mobilité externe, ainsi qu'aux agents contractuels (CDD de 3 ans renouvelable en CDI).

Savoirs

- connaissances de l'environnement réglementaire, administratif et institutionnel de l'université, fonctionnement des EPSCPE
notamment la réglementation en matière d'inscription administrative, droit d'inscription ...
- savoir conduire une démarche projet
- création de tableaux de bord et indicateurs
- bonne maîtrise du logiciel APOGEE

Savoirs-faire

- management fonctionnel
- Capacité rédactionnelle et de synthèse
- Savoir analyser la réglementation et définir des procédures
- Savoir partager l'information, transférer les connaissances et rendre compte
- Travailler en équipe ou en réseau dans l'université ou avec des partenaires extérieurs
- Savoir conduire une réunion / groupe de travail
- Maîtriser les logiciels courants de bureautique
- Appétence pour les outils informatiques
- Connaître l'offre de formation de l'université

Savoirs-être

Excellentes capacités de communication
Force de propositions et de conseils
Autonomie et adaptabilité
Rigueur / Fiabilité
Sens de l'analyse et raisonnement critique
Dynamisme, réactivité

Expérience dans le domaine d'activité souhaitée ou expérience en scolarité de composante ou service central de scolarité.
Bac +2 minimum exigé pour les agents contractuels