Chargé de Gestion Vacances Enfants H/F - Association Departementale des Pupilles

MISSIONS PRINCIPALES

Au sein du Pôle Education - Loisirs - Vacances - Culture, le (la) chargé(e) de gestion participe à la mise en oeuvre des séjours enfants de l'été 2026 en assurant la gestion administrative et commerciale des inscirptions. Les principales missions sont :

Accueil des usagers :
- Réponse téléphonique aux sollicitations téléphoniques des familles et inscrivants
- Traitement des courriels des familles et inscrivants
- Accompagnement au choix du séjour et à la démarche d'inscription
- Participer à l'envoi de mailings, catalogues, supports de prospection
- Transmission des documents de séjours aux familles

Administration des ventes / inscriptions :
- Traiter les inscriptions dans le logiciel interne et les autres supports désignés pour la gestion de l'activité, conformément aux procédures en vigueur
- Réceptionner, vérifier et classer les dossiers d'inscription
- Traiter la trésorerie associée : réception des moyens de paiement, enregistrement, remises en banque, relance
- Assurer le suivi des dossiers en lien avec les partenaires financiers et administratifs
- Etablir la facturation des inscriptions

Administration du service / association :
- Participer occasionnellement à l'organisation administrative des activités : convocations, préparation des documents de sessions et séjours, des départs
- Assurer des présences lors des départs et retours de séjours
- Assurer ponctuellement le secrétariat du service ou de l'association

PROFIL

Savoir-faire
- Réelle aptitude à l'expression orale et écrite avec une maîtrise de la syntaxe et de l'orthographe.
- Aisance normale à manier les chiffres
- La maîtrise de la suite google et des outils informatiques de bureautique
- Capacité d'adaptation rapide à un nouveau logiciel informatique de gestion et de facturation

Savoir-être
- Rigoureux.se, curieux.se, organisée.e
- Sens de l'accueil, de l'écoute et de la bienveillance envers les familles et les interlocuteurs
- Grande autonomie et sens de l'initiative.
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter les délais
- Sens des priorités et capacité à faire face à des situations d'urgence ou imprévues
- Esprit d'équipe et aptitude à collaborer avec différents interlocuteurs

Formation et expérience
- Une formation Bac +2, spécialisée commerciale ou assistance administrative en tourisme
- Une expérience de la relation clientèle (accueil téléphonique et relation en direct)
- Une connaissance de l'univers des colonies de vacances sera fortement appréciée

CONDITIONS

- CDD saisonnier de 6 mois
- Poste basé à Lille (Nouveau Eco-quartier Fives Cail)
- 39 heures hebdomadaires avec 1 journée de repos toutes les 2 semaines
- Travail exceptionnel le week-end ou en soirée (période estivale)
- Rémunération : Groupe B - Coefficient 285 de la convention collective ECLAT (hors ancienneté conventionnelle) soit 2050 € brut mensuel.
- Prise en charge à hauteur de 50% des abonnements transport pour se rendre sur le lieu de travail
- Chèques déjeuner
- Mutuelle d'entreprise (prise en charge 50%)

Experience: Débutant accepté

Compétences: BTS tourisme,Gestion des réservations et des paiements,Utilisation de logiciels de gestion de voyages,Effectuer une réservation,Adapter sa communication selon l'interlocuteur,Assurer le service après-vente et le suivi clientèle,Assurer le suivi des dossiers clients jusqu'à la finalisation du voyage,Sélectionner les produits touristiques selon la demande du client et lui en présenter les caractéristiques (centres d'intérêt, formalités, tarifs, ...)

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.